VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Odživeto: Kako nastane najboljši dogodek?

Za vas piše Nika Močnik, dne 25. 11. 2021

Iniciatorke World of Synergy: Sonja, Andreja in Nika – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Danes vam bom povedala zgodbo. Zgodbo o ozadju najboljšega dogodka leta 2019. Kako si upam trditi, da je bil to najboljši dogodek tistega leta? Ker je bil zame najboljši.

Res je – prišel je “samo” v finale na Conventi in ni prejel glavne nagrade. Prav tako je res, da je dobil “samo” bronasto priznanje za inovacijo GZS Osrednjeslovenske regije in ne zlatega.

Ampak pred kratkim mi je popolna neznanka rekla: “Tako si me navdušila, ko razlagaš o dogodku, da mi je iskreno žal, da me tam ni bilo!” In to je mene navdušilo, da tudi vam povem, kako je nastal World of Synergy – Inclusive Leadership.

Kako se “rodi” konferenca

Decembra 2017 me je poklicala Andreja Cepuš (Envir) in mi predstavila idejo o dogodku za ženske leaderke. Ideja mi je bila sprva všeč, vendar sem po tehtnem premisleku na začetku leta 2018 razmišljala o tem, da bi zavrnila sodelovanje pri takem dogodku. Preveč žensk na kupu se meni ne zdi dober recept. Jaz verjamem, da moramo imeti balans – tako znotraj sebe, ekip, podjetij in politike. Če je do sedaj vladal patriarhat, matriarhat ne bo prinesel rešitve. Kar poglejte nekaj tisočletij nazaj – zgodovina se ves čas ponavlja. Vodijo eni, nato drugi, nato spet prvi… Ženske, ki vodijo svet, niso odgovor na to, da smo bile toliko let neslišane (in neuslišane). Potrebujemo kombinacijo moškega in ženskega vodenja – najsi bo to znotraj ene osebe, ki balansira moško in žensko energijo, ali pa v obliki vodij, ki delujejo v paru in imajo na tak način balans. Če povzamem moje takratne besede: “Le tako nastane SINERGIJA.” Obrazložila sem ji s tem citatom:

Synergy: the creation of a whole that is greater than the simple sum of its parts. The term synergy comes from the Greek word synergia (συνέργεια) from synergos (συνεργός), meaning “working together”.

Medse sva takrat povabili še Sonjo Klopčič (Voditeljstvo), ki je bila sprva tudi v ekipi za žensko konferenco, vendar se prizadevanje ekipe toliko časa ni premaknilo s točke, da je takrat že skoraj izgubila zanos. Ko sva ji z Andrejo predstavili novo idejo – konferenco, ki vključuje vse – je Sonja idejo takoj začutila in srčno pristopila zraven.

Predlagala sem, da bi delali dogodek, kjer bi vključili vse – tako moške kot ženske voditelje. Obe sta bili nad idejo navdušeni in dobile smo idejo, da bi dogodek poimenovali World of Synergy. Ker kaj drugega pa ustvarjamo s tem dogodkom, če ne sinergije na celem svetu?

Uvodna grafika – Grafika: World of Synergy, Luka Mancini

Namen dogodka

Ker sem frik na to, da se pri vsakem dogodku najprej definira namen, smo ga jasno zapisale:

Konferenca poda izkušnjo harmoničnega sodelovanja, ki v vsakem udeležencu aktivira njegovo sposobnost povezovanja – na tak način gradimo sinergijo v svetu.

Trdno stojim za tem, da si tudi vsak član ekipe zapiše svoj namen, zakaj sodeluje pri projektu. Lahko je to nekaj čisto enostavnega, kot npr. da bo desetega v mesecu dobil plačo. Vse iniciatorke smo si zastavile svoj namen in tukaj bom delila le mojega:

Naučiti se balansirati ženski in moški princip/energijo pri sebi ter prenesti to znanje v svet – na posameznike, institucije in podjetja.

Tole brskanje po preteklih dokumentih ni najbolj enostavno (ker hkrati delam refleksijo, če sem to res dosegla), ampak ravno to je namen definiranja namena dogodka – da lahko po dogodku pogledaš, ali je bil dogodek uspešen. Smo dosegli zadani cilj? Sem jaz znotraj projekta uresničila, kar sem si želela? Če pogledam, kakšna oseba sem bila na začetku snovanja konference (v prvih mesecih leta 2018) in kakšna sem zdaj, lahko z gotovostjo rečem, da sem malce umirila ta svoj moški princip oz. “akcijo” in se naučila povezovati s svojo ženskostjo, intuicijo in svojo globino. Če se mi je kdaj zdelo znanstvena fantastika, da se bom kdaj umirila in ne bom v akciji, sem sedaj veliko bolj mirna, umirjena in povezana sama s seboj.

Za koga

Ko je bil ta del končan, pa smo se lahko začele ukvarjati s tem, KOMU je ta konferenca namenjena. Na kratko smo rekle: voditeljem na vseh nivojih. Na malce daljše pa lahko kopiram iz original dokumenta: “For all generations of women and men, corporate CEOs, managers and professionals as well as government representatives and ministers, NGO and community projects enthusiasts, social innovators, science and art visionaries, sport passionate achievers, and many, many more.” Danes, z več izkušnjami, bi si želela, da bi še malce bolj jasno definirale ciljno publiko. Dve leti nazaj pa se mi je zdela ta definicija dovolj dobra, da sem odobrila nadaljevanje projekta.

Sestavljanje ožje ekipe

Glavni fokus dogodka je bil na vsebini. Res moramo imeti dobro in kvalitetno vsebino, sploh če želimo podati taka sporočila, kot smo jih želele me tri. K sodelovanju smo povabile tri slovenske moderatorje, ki so izjemno cenjeni in spoštovani tudi v tujini, imajo veliko izkušenj z leadership dogodki, predvsem pa je vsem skupno, da živijo in dihajo točno taka sporočila, ki jih je konferenca želela predati svetu.

Marjeta Novak (Humus), Ina Kukovič Borovnik (Bela voda) in Matej Delakorda (Navajo) so se ekipi pridružili kot člani vsebinske ekipe. Takrat smo se tudi dogovorili, da bodo konferenco vodili vsi štirje profesionalni facilitatorji – Andreja, Marjeta, Ina in Matej, midve s Sonjo pa sva prevzele organizacijski del – Sonja komunikacijo z vsemi partnerji in sponzorji, jaz pa ostale organizacijske stvari.

Vsebinska ekipa WoS 2019 na odru: Andreja, Ina, Matej, Marjeta – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Matej, Ina, Sonja, Andreja, Nika, Marjeta – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Dizajn eventa in ključnih sporočil

Andreja mi je na enem izmed ZOOM sestankov začela razlagati, da je Marjeta (sicer takratna aktualna predsednica Društva moderatorjev Slovenije) strokovnjakinja za dizajn eventov. Jaz sem si naivno mislila: “Saj bomo imeli profi dizajnerja za vse oblikovalske stvari, ne razumem čisto, zakaj rabimo še posebej enega samo za dizajn eventa??” Takrat sem bila tiho, ampak sedaj, ko je dogodek mimo, lahko povem, da Marjetino delo nima nobene veze z oblikovanjem logotipov, brošur ali česarkoli sploh s samim dizajnom. Izraz dizajn eventa se uporablja za kreiranje same vsebine dogodka. Dober strokovnjak za dizajn eventov vas bo vprašal, katera so ključna sporočila, ki jih želite kot organizator sporočiti, nato pa bo oblikoval program, ki bo zagotavljal, da bodo VSI udeleženci ta ključna sporočila tudi dojeli. Velikokrat naivno mislimo, da ko eno stvar povemo na odru, jo vsi v dvorani tudi razumejo. Kruta resnica je, da je večina niti ne sliši, kaj šele dojame. Pod vodstvom Marjete smo tako zasnovali program, ki bo tekom cele konference širil sporočila, za katera si želimo, da jih bodo naši udeleženci odnesli s seboj domov in tudi dali v prakso. Marjeta nas je v času priprav na dogodek vodila ne samo čez vrstni red govornikov, ampak smo dizajnirali vso spremljevalno dogajanje. Pomagala je pri sestavi ključnih sporočil in na kakšen način jih bomo vključili ne samo v program, ampak v vse aspekte dogodka.

Tema dogodka

Po več sestankih v živo in pa preko ZOOMa (mojega najljubšega online orodja za sestankovanje) smo se odločili, da bo tema prvega dogodka INCLUSIVE LEADERSHIP ali po slovensko VSEVKLJUČUJOČE VODITELJSTVO. Če izhajamo iz tega, da smo prišli iz čisto ženske konference na moške in ženske, ki jih vabimo, je bil to že lep zgled vsevključujočega voditeljstva. Jaz sem se takrat začela spraševati, kako bi lahko na vseh nivojih zagotovili, da se bodo VSI – udeleženci, govorniki pa tudi ekipa – počutili vključene?

Izbor govornikov

V sam izbor govornikov sama nisem bila zelo aktivno vpeta. Vsebinska ekipa me je pridno obveščala, kako napredujejo s programom, lahko pa vam povem, da je bil to nekaj mesecev trajajoč proces. Večina tistih, ki se samih javi, da bi radi govorili na dogodku, ima zadaj željo po samopromociji. Mi si nikakor nismo želeli imeti govornikov, ki so profesionalni govorniki in je to vse, kar počnejo. Želeli smo najti posameznike, ki z zgledom kažejo, kako živijo drugače – kako prakticirajo vsevključujoče voditeljstvo. Želeli smo najti primere iz vseh področij – gospodarstva, podjetništva, kulture, glasbe, politike, duhovnosti… In po nekaj mesecih nam je to celo uspelo. Sestavili smo tak nabor govornikov, da sem bila tudi sama totalno navdušena nad izborom govornikov. Vsakega izmed izbranih je vsaj eden izmed vsebinske ekipe že slišal na kakšnem dogodku, nujen pa je bil tudi osebni intervju (v živo ali preko interneta) z govornikom/govornico glede našega dogodka, kakšen namen imamo, kakšna ključna sporočila želimo predati udeležencem… In šele če so začutili, kakšno spremembo želimo narediti v svetu z našim dogodkom, smo jih povabili k nastopu na eventu. Financ nismo imeli – vsi so predavali brez honorarja, večina je tudi krila svoje potne stroške. Res kapo dol vsem, ki so začutili pomembnost sporočil, ki smo jih želeli predati, in so rekli, da res želijo biti zraven pri takem zgodovinskem eventu.

Govorniki – Grafika: World of Synergy, Luka Mancini

Izbor govornikov

V vmesnem času smo izbrali tudi datum in lokacijo eventa. Za datum je prevladal marec 2019, saj sem vedela, da bomo za kvalitetno pripravo iz nule potrebovali skoraj eno leto (mi pa smo se v tem času že bližali poletju). Po ogledu skoraj vseh primernih dvoran v Sloveniji (s kapaciteto 200 udeležencev) pa smo si izbrali Terme Olimia, hotel Sotelia. Datum ni bil naključje – ravno tiste dni v marcu so bili v znamenju tehtnice (balansa), na luninem koledarju pa je za tiste dni pisalo tudi: “To je dober dan za humanitarne dejavnosti, timsko in intelektualno delo, prireditve, sestanke.” Če so nam še zvezde in planeti naklonjeni, potem smo res izbrali super datum za dogodek. 😉

Partnerstva

Sedaj pa mislite, da je že skoraj vse pripravljeno za izvedbo dogodka? 🙂

Ah, kje, sedaj smo na prvih 10%. 😉

Vsebina, najbolj pomemben del, je sicer bil zastavljen, sedaj pa je bil čas, da v akcijo stopi Sonja in nam poišče sponzorje, ki bodo dogodek podprli. Z njeno pomočjo smo pridobili tako finančne kot tudi materialne sponzorje, ali kot jim jaz raje rečem – partnerje. Sponzor ti da denar v zameno za promocijo, mi pa smo res ustvarjali partnerstva. Želeli smo najti partnerje, ki sinergijo že živijo znotraj svojih podjetij, z našim delovanjem pa smo jim želeli podariti tudi izkušnjo, kako je sodelovati pri dogodku, kjer ni nepotrebnega stresa, ampak vsa dogovarjanja potekajo sinergično. Na vsa sklenjena partnerstva sem res bila iskreno ponosna, ker nikakor nisem pričakovala tako širnega odziva.

Partnerji konference – Grafika: World of Synergy, Luka Mancini

Organizacija dogodka

Se je kdo vmes vprašal, kaj pa sem ves ta čas počela jaz? 😉 Ko so ostali skrbeli za vsebino in partnerje, sem bila jaz na plaži in pila koktejle. 🍹🍸

Ahahah seveda ne. 😉

Če je vsebinska ekipa cel čas govorila, da končno dela dogodek, kjer ni nobenih omejitev in lahko naredijo KARKOLI jim sicer naročniki ne dovolijo, sem se jaz tega lotila z organizacijskega vidika. Kaj nam ponavadi naročniki ne dovolijo, pa sem si vedno želela narediti? Jaz imam res rada crazy evente – sem ga že delala na letalu (najvišji event na svetu na letalu med letom, dokler smo še imeli Adrio), pa tudi v Velenjskem rudniku sem ga delala (176 metrov pod zemljo, najnižji TEDx dogodek na svetu). Idej za nore dogodke imam nešteto, ampak kaj takega lahko naredim na leadership dogodku s ciljno publiko direktorjev in managerjev?

Večina naročnikov bi sicer rada najbolj odmeven, zapomnljiv dogodek, samo prosim naj bo v Unionski dvorani, pa jedli bomo pršut, ovit na palčke. Ampak drugače si pa dajte duška, samo ne preveč. Plus tega in tega in tega ne smete.

Tukaj ni bilo nobenih omejitev – odgovarjala sem samo sama sebi. Na mojih delavnicah o organizaciji dogodkov vedno učim, da je izjemno pomembno, da pri udeležencih med dogodkom vplivajo na vseh 5 čutov (vid, sluh, vonj, okus, otip). Več čutov kot vključimo, več informacij (ključnih sporočil), ki so jih udeleženci tekom dogodka sprejeli, se bo vtisnilo v njihov dolgoročni spomin.

Kako lahko to torej prenesem v prakso? Vprašanja, ki so se mi porajala, so bila sledeča:

Bi mogoče lahko naredila prvi brezalkoholni dogodek? Kaj posebnega bi lahko naredili namesto klasične zabave vmes med glavnima konferenčnima dnevoma? Kako bomo zagotovili izkušnjo cele konference?

Grafična podoba konference

Luka Mancini, grafični oblikovalec dogodka, je na enem izmed sestankov videl moje 4 pisane kulije (vijola, moder, roza in zelen) in na tak način smo dobili navdih za barve konference. Že predhodno je vsebinska ekipa definirala, da bodo štirje glavni sklopi konference, vsak bo imel za osnovo enega izmed osnovnih elementov (ogenj, zrak, voda, zemlja), moji kuliji pa so bili usodni, da smo barve tudi zapečatili. Luka je sicer strokovnjak za simbole in vzorce narave in nam je tudi pomagal do finalnega logotipa, za katerega smo izbrali dve podobi valovanja, ki medsebojno vplivata in ustvarjata interferenco. Kar kul za sinergije, kajne? 😉

Odločili smo se sicer, da osnovnih elementov nikjer na spletni strani ne bomo omenili, tudi na dogodku jih ne bomo na veliko “oglaševali”, kot organizacijska ekipa pa smo dali vse od sebe, da so udeleženci na dogodku začutili vse elemente.

Urnik – Grafika: World of Synergy, Luka Mancini

Spreminjajoča se dvorana

Želela sem, da se v vsakem sklopu konference dvorana čisto spremeni in da udeleženci v vsakem sklopu dogodka pridejo v drug prostor (čeprav gre za isto dvorano). V mislih sem imela, da bi spremenili sledeče:

– postavitev stolov,

– glavni simbol elementa (primer: ko je bil element ogenj, bi imeli majhen kres na sredini dvorane, ko je bil element voda, bi na sredino dvorane dali reko iz filca),

– barve (s spremembo osvetlitve, da bi barva ustrezala barvi elementa),

– vonj (ki je ustrezal elementu).

Če sem si že zastavila tako ambiciozen plan, sem potrebovala dobro izvedbeno ekipo. Kaj sem naredila? Naš budget za osebje je bil 0 eur, zato sem dala oglas na FB.

Organizacijska ekipa WoS 2019

Javilo se nam je skoraj 20 posameznikov – od študentov, zaposlenih in podjetnikov. Najstarejša prostovoljka je bila stara čez 50, lastnica podjetja, pa je vseeno enako zavzeto delala kot najmlajši študent 🙂 Oni so v zadnjem mesecu pod mojim mentorstvom skrbeli za celotno organizacijo dogodka.

Sedaj pa vam nekaj priznam. Če slučajno še niste opazili, sem jaz na momente control freak (čakam, če bo kdo od kolegov komentiral: “Res Nika, samo na momente??“) Rada imam stvari pod kontrolo in pod nadzorom (ali je čudno, da sem si izbrala tak poklic? 😉 ). Tukaj pa to nikakor ni bilo možno – da bi imela vse stvari pod nadzorom.

Tokrat smo delali tako velik dogodek, da sem se morala naučiti PREDATI kontrolo drugim in ZAUPATI, da bodo stvari izvedene še bolje, kot če bi jih delala jaz. To je bil zame tako velik preskok iz tega, kar sem bila navajena… In nikakor ni bilo lahko. Ampak če ne bi spustila kontrole, dogodka ne bi mogli izvesti.

Skupinska slika – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Organizacijska ekipa – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Udeleženci

Seveda smo se vmes celo leto ukvarjali s promocijo, da ne bomo delali dogodka samo zase, ampak za dejanske udeležence. Vse skupaj z ekipo in govorniki smo imeli več kot 170 udeležencev dogodka, kar je za prvo leto izjemno lepa številka. Mislim, da je k temu največ pripomoglo osebno vabljenje celotne vsebinske ekipe, veliko pa je doprineslo tudi medijsko partnerstvo Dela in Sveta Kapitala, ki sta nam kot partnerja zagotovila oglasni prostor.

Kako je izgledal dogodek World of Synergy v živo?

Poglejte si video posnetek s klikom na ta link in ga okusite: Video World of Synergy .

Zaključek

Tole blog objavo bi zaključila s citatom ene izmed udeleženk:

“This conference is really important because you open yourself, you meet a lot of people and then you start collecting this information, emotions on different levels. And when you come home this [ … exploration] is still happening inside you.”

“Ta konferenca je res pomembna, ker te spodbudi, da se odpreš, spoznaš veliko ljudi in nato začneš zbirati informacije, čustva na različnih ravneh. In ko prideš domov, se to [… raziskovanje] še vedno dogaja v tebi.”

Vas je naša zgodba prepričala, da bi želeli, da vam vaš dogodek pomagamo organizirati mi? Želite več pomoči pri organizaciji dogodkov v živo? Pišite nam na info@eventnika.si in z veseljem vam bomo pomagali.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: