VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Dogodek od A do Ž: celodnevna praktična delavnica organizacije in koordinacije dogodkov

Za vas piše Nika Močnik, dne 11. 8. 2026

Celodnevna praktična delavnica organizacije in koordinacije dogodkov

Po več kot šestih letih se vrača moja celodnevna delavnica o organizaciji dogodkov.

In priznam, da se je kar veselim. 💜

Ko danes pomislim na svoje prve delavnice o organizaciji dogodkov, se moram malo nasmehniti.

Leta 2016 so me povabili, da prvič sistematično predam svoje znanje o organizaciji dogodkov. Na predavanju je sedelo približno devet ljudi in sama pri sebi niti nisem bila čisto prepričana, ali sem res »prava oseba«, da druge učim organizirati dogodke.

Očitno so udeleženci mislili drugače.

Po predavanju so me začeli spodbujati, naj naredim svojo delavnico.

Nekaj mesecev pozneje sem jo res.

In potem še eno.

In še eno.

Pri eni izmed prvih delavnic sem odprla prijave tako, da sem prvih 30 mest ponudila brezplačno. Objavila sem Google obrazec, ga poslala nekaj ljudem in šla za nekaj dni na morje.

Ko sem se vrnila do interneta, me je v inboxu čakalo več kot 500 prijav.

Takrat sem skoraj umrla od navdušenja. 😄

V prvem letu se je mojih krajših delavnic o organizaciji dogodkov udeležilo več kot 300 ljudi. Kasneje so postajale vedno daljše, dodala sem delavnice o koordinaciji dogodkov, nato večtedenska izobraževanja in na koncu spletne programe.

In nekje vmes sem enodnevne delavnice opustila.

Zdaj jih vračam.

Zakaj ponovno enodnevna delavnica organizacije dogodkov?

Ker sem v zadnjih letih ugotovila nekaj precej preprostega:

Ne potrebuje vsak desettedenskega programa.

In nima vsak deset tednov časa.

Včasih potrebuješ samo en dan, ko se umakneš od vseh drugih nalog, odpreš svoj dogodek in greš sistematično čez celoten proces.

Brez petih odprtih zavihkov.

Brez »samo še ta mail odgovorim«.

Brez organiziranja dogodka med tremi sestanki in kosilom.

En dan.

En fokus.

In na koncu jasen sistem, kako se organizacije lotiti naslednjič.

Zato sem pripravila Dogodek od A do Ž – celodnevno praktično delavnico organizacije in koordinacije dogodkov.

Delavnica traja od 9.00 do 18.00 in je zasnovana tako, da ne bomo samo govorili o organizaciji dogodkov.

Na praktičnih primerih bomo šli skozi celoten proces, hkrati pa bo vsak udeleženec lahko znanje prenašal na svoj dogodek ali svojo idejo.

Nika Močnik na eni izmed svojih prvih delavnic v živo. – Foto: Eventnika/Anže Grabeljšek

Komu je delavnica Dogodek od A do Ž namenjena?

Najprej pomembna stvar:

Ni ti treba imeti naziva »organizator dogodkov«, da organiziraš dogodke.

Pravzaprav ogromno ljudi organizira dogodke kot eno izmed svojih številnih nalog.

Morda delaš v marketingu in je treba organizirati predstavitev za stranke.

Morda vodiš društvo in pripravljaš konferenco.

Morda v podjetju organiziraš interno izobraževanje.

Morda pripravljaš svoje delavnice, seminarje ali mreženjske dogodke.

Ali pa želiš organizacijo dogodkov razviti v svojo profesionalno pot.

Delavnica je namenjena predvsem:

organizatorjem in organizatorkam dogodkov,
zaposlenim v marketingu, odnosih z javnostmi in komunikacijah,
zaposlenim v podjetjih, ki poleg svojega rednega dela organizirajo tudi dogodke,
podjetnikom in podjetnicam, ki pripravljajo lastne delavnice, predavanja ali druge dogodke,
zaposlenim v zavodih, društvih, občinah, izobraževalnih ustanovah in drugih organizacijah,
vsem, ki so že organizirali kakšen dogodek, pa imajo občutek, da vsakič znova začenjajo skoraj iz nič,
in tudi tistim, ki se z organizacijo dogodkov šele spoznavajo.

Če dogodke že nekaj časa organiziraš, boš lahko preveril oziroma preverila svoj sistem in našel/a kakšno stvar, na katero do zdaj nisi pomislil/a.

Če si na začetku, pa boš dobil/a strukturo, ki ti bo pomagala, da se ne izgubiš med sto majhnimi opravili.

Dober dogodek se ne začne z izbiro lokacije

Ko nekdo reče:

»Organizirati moramo dogodek.«

se zelo hitro pojavijo vprašanja:

Kje bo?

Kdaj bo?

Koga bomo povabili?

Kdo bo predaval?

Koliko bo stal catering?

Kakšno ozvočenje potrebujemo?

Kdo bo fotograf?

Vse to so pomembna vprašanja.

Ampak sama se jih še ne bi lotila.

Preden izbiramo lokacijo, naročamo catering ali izdelujemo grafiko, moramo vedeti predvsem tri stvari:

Zakaj dogodek organiziramo?

Komu je namenjen?

Kaj se mora na dogodku zgoditi, da bomo dosegli njegov namen?

Šele potem se začne prava organizacija.

Na delavnici bomo zato začeli pri začetku.

Ne pri stolih.

Ne pri cateringu.

In tudi ne pri izbiri barve serviet. 😉

Kaj bomo delali na delavnici?

1. Najprej bomo postavili temelje dogodka

Pogledali bomo:

namen dogodka,
cilje,
ciljno publiko,
pravi format dogodka,
in osnovni vsebinski koncept.

To je del organizacije, ki ga ljudje zelo pogosto preskočijo.

Potem pa se čudimo, zakaj imamo sicer lepo dvorano, odlično hrano in profesionalnega fotografa, pa dogodek vseeno ni dosegel tistega, kar smo želeli.

2. Nato bomo dogodek začeli načrtovati

Ko vemo, kaj pravzaprav ustvarjamo, se lahko lotimo konkretnih odločitev:

kdaj bo dogodek,
kje ga bomo izvedli,
kakšno ekipo potrebujemo,
katere zunanje izvajalce potrebujemo,
kako si razdelimo naloge,
kako naredimo časovnico,
kako spremljamo opravila,
kako načrtujemo komunikacijo in promocijo.

Pri tem ne bomo govorili samo o teoriji.

Pokazala bom sisteme, dokumente in načine dela, ki sem jih uporabljala na svojih dogodkih.

Tudi tiste, ki niso delovali. Ker je včasih najbolj uporaben prav odgovor na vprašanje:

»Česa pa naslednjič ne naredim več tako?«

3. Pogledali bomo vsebino in izkušnjo udeleženca

Dober dogodek ni samo brezhibno organiziran dogodek.

Lahko vse teče točno po urniku, mikrofon dela, kosilo pride ob pravem času in vsi stoli so lepo poravnani.

Pa je dogodek še vedno popolnoma pozabljiv.

Zato bomo pogledali tudi:

kako oblikovati vsebino,
kako razmišljati o ključnih sporočilih,
kako ustvariti rdečo nit dogodka,
kako vključiti udeležence,
kako vplivati na različne čute,
in kako ustvariti tiste majhne trenutke, zaradi katerih se dogodka ljudje spomnijo še dolgo po tem, ko gredo domov.

Pri dogodkih namreč ne organiziramo samo programa.

Organiziramo izkušnjo.

Kaj pa na dan dogodka?

Takrat se teorija zelo hitro konča. 😄

Na dan dogodka potrebuješ sistem.

Pogledali bomo:

Scenosled dogodka

Kdo mora biti kje?

Ob kateri uri?

Kaj se mora zgoditi minuto pred prihodom govornika?

Kdo ima mikrofon?

Kdo požene prezentacijo?

Kdo ve, da se program zamika?

In predvsem: kdo bo sprejel odločitev, če gre nekaj drugače, kot smo načrtovali?

To-do listo za dan dogodka

Ker je zadnja stvar, ki jo želiš na dan dogodka, to, da imaš 57 opravil samo v svoji glavi.

Razdelitev nalog ekipe

Dobra koordinacija ne pomeni, da koordinatorka vse naredi sama.

Pomeni, da v vsakem trenutku ve, kdo dela kaj.

Fotografija Magic boxa, ki ga uporablja Nika Močnik. – Foto: Eventnika/Sinoša Kanižaj

In seveda Magic Box

Če si že bil na kateri od mojih delavnic, ga mogoče poznaš.

MAGIC BOX je moja velika škatla stvari za dogodke.

V njej najdeš vse mogoče: škarje, lepilni trak, flomastre, spenjač, pilico za nohte, pinceto …

In ja.

Tudi kondome.

Zakaj so pristali v Magic Boxu, je sicer zgodba za drug blog.

Dogodek se ne konča, ko odide zadnji udeleženec

Ena največkrat pozabljenih faz organizacije dogodka se začne šele po dogodku.

Kaj naredimo naslednji dan?

Kako pridobimo povratne informacije?

Kaj naredimo s fotografijami in posnetki?

Kako se zahvalimo sodelujočim?

Kako ugotovimo, ali smo dosegli namen dogodka?

In predvsem:

Kaj bomo naslednjič ponovili in česa definitivno ne bomo več?

Tudi to bomo vključili v delavnico.

Delavnica bo praktična

Ne želim, da po osmih urah odideš domov z 38 stranmi zapiskov in občutkom:

»O moj bog, organizacija dogodkov je še bolj komplicirana, kot sem mislil/a.«

Raje želim, da odideš z občutkom:

»OK. Zdaj vem, kako se tega lotiti.«

Zato boš lahko na delavnici delal/a na svojem konkretnem dogodku ali ideji za dogodek.

Če ga še nimaš, nič hudega.

Če pa ga imaš, ga prinesi s seboj.

Tako boš lahko stvari, ki jih obdelamo, že isti dan prenesel/a v prakso.

Predvsem želim, da dobiš sistem.

Da naslednjič, ko nekdo reče:

»Ej, čez tri mesece bi pa naredili en dogodek …«

ne začneš panično odpirati Googla in iskati stare Excel tabele.

Ampak veš:

OK. Najprej naredim to. Potem to. Nato to.

In začneš.

Bolj mirno.

Bolj sistematično.

In z veliko manjšo možnostjo, da se ob treh ponoči zbudiš z mislijo:

»A sem jaz sploh naročila mikrofone?!«

Nika Močnik med izvajanjem delavnice o organizaciji dogodkov – Foto: Eventnika/Anže Grabeljšek

Termini delavnice Dogodek od A do Ž

V letu 2026 bom delavnico izvedla trikrat:

- sobota, 29. avgust 2026

- petek, 25. september 2026

- torek, 20. oktober 2026

Delavnica bo vsakokrat potekala od 9.00 do 18.00.

Lokacija:
Podjetniški inkubator Podbreznik
Podbreznik 15, 8000 Novo mesto

Cena:
247 € z DDV

V ceno so vključeni:

- 8 ur vsebine in praktičnega dela,

- delovni listi in PDF gradivo,

- praktično delo na lastnem dogodku oziroma ideji,

- osvežitev ob prihodu,

- dve pavzi,

- kosilo

- davek na dodano vrednost.

Delamo v majhni skupini, da je dovolj prostora tudi za konkretna vprašanja in primere udeležencev.

Prijava na delavnico organizacije dogodkov

Če organiziraš dogodke in si želiš jasnega sistema, praktičnih primerov ter dneva, ko se boš lahko res posvetil/a samo organizaciji dogodkov, te vabim, da se nam pridružiš.

Več informacij in prijava na delavnico Dogodek od A do Ž:

PRIJAVNICA

Se vidimo v Novem mestu.

Nika Močnik
Eventnika

Pogosta vprašanja o delavnici

Ali je delavnica primerna za začetnike?

Da. Proces bomo začeli pri temeljih organizacije dogodka in ga gradili korak za korakom. Predhodne profesionalne izkušnje z organizacijo dogodkov niso potrebne.

Je delavnica primerna tudi zame, če dogodke že organiziram?

Da. Delavnica ni namenjena samo začetnikom. Če že organiziraš dogodke, lahko svoj obstoječi način dela primerjaš s predstavljenim sistemom, preveriš, kaj bi lahko poenostavil/a ali izboljšal/a, in delaš na svojem konkretnem dogodku.

Ali moram imeti svoj dogodek?

Ne. Če ga imaš, priporočam, da prideš z njim, ker boš lahko znanje takoj uporabil/a. Če ga nimaš, lahko skozi delavnico delaš na ideji oziroma na primeru.