VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

POGODBE PRI ORGANIZACIJI DOGODKOV - JIH POZNATE?

Za vas piše Mitja Jamšek, mag. prav., Facultas d.o.o. , dne 02. 12. 2021

Podpis pogodbe – Foto: Pexels, Energepic

Organizatorji dogodkov vsakodnevno sklepate sporazume in vstopate v različna pravna razmerja, česar se mogoče niti ne zavedate.

V tem članku bi vam rad predstavil osnove pogodbenega prava in najpogostejšo obliko pogodbe, s katero se organizatorji dogodkov srečujejo. Prav tako vam želim posredovati smernice za bolj varno in učinkovito sklepanje pogodb.

Tudi izredno kreativna panoga, kot je organizacija dogodkov, ni imuna na številne pravne vidike, ki se pri načrtovanju in izvedbi dogodkov pojavijo. Osnovno znanje o pogodbenih vidikih bo omogočilo organizatorjem, da se izognejo številnim nesporazumom in celo prekrškom ali kaznim.

1. Splošno o pogodbenem pravu v Sloveniji

Slovenski zakonodajalci so temeljna načela in splošna pravila za vsa obligacijska (pogodbena) razmerja določili v Obligacijskem zakoniku (v nadaljevanju: OZ).

Pogodba v praksi predstavlja pisni ali ustni sporazum strank, ki je zaključen s soglasjem izraženih volj glede bistvenih okoliščin. Volja za sklenitev pogodbe se lahko izjavi z besedami, z običajnimi znaki ali z drugačnim ravnanjem, iz katerega se da zanesljivo sklepati, da obstoji. Prav tako mora biti izjava volje svobodna in resna.

Pravna ureditev pogodbenega prava v Sloveniji uveljavlja načelo neobličnosti pogodb. To pomeni, da se za sklenitev posameznih pogodb ne zahteva nikakršna oblika, razen če zakon drugače določe (izjemi sta pogodba o prenosu nepremičnine in pogodba, ki ureja premoženjska razmerja med zakonci).

Iz navedenega je mogoče razbrati, da bi zadostoval že ustni dogovor za veljavno sklenitev pogodb, ki organizatorji dogodkov sklepajo z naročniki in svojimi podizvajalci. Kljub temu, da bi takšne pogodbe bile veljavno sklenjene, vseeno odsvetujemo ustno sklepanje pogodb, saj je s tem oteženo dokazovanje dogovorjenega, v primeru nesoglasji pogodbenih strank.

2. Podjemne pogodbe

Dogovor med naročnikom in izvajalcem (organizatorjem) dogodka, v katerem se izvajalec zaveže, v skladu z navodili in željami naročnika, izvesti dogodek, naročnik pa se na drugi strani zaveže izvajalcu za izvedbo dogodka plačati določen znesek, ima značilnosti podjemne pogodbe. Tudi dogovor, ki ga organizator dogodka sklene s svojimi zunanjimi izvajalci, v kolikor z njimi sodeluje, ima značilnosti podjemne pogodbe. Tako vidimo, da je najpogostejša oblika pogodbe, s katero se srečujejo organizatorji dogodkov, prav podjemna pogodba.

Na tem mestu je potrebno izpostaviti, da v praksi veliko organizatorjev dogodkov ne sklepa pogodb s svojimi strankami (naročniki), ampak posluje na podlagi ponudb, ki jih naročniki sprejmejo in tako ustvarijo medsebojno pravno razmerje. Tudi če se organizator dogodkov in naročnik ali izvajalec dogovorita za sodelovanje na podlagi ponudbe in njenega sprejema, se sklene pogodba, ki ima ponavadi lastnosti podjemne pogodbe.

*V nadaljevanju bomo pisali o pogodbah, vendar bomo v mislih imeli tudi ponudbe.

Kaj pa sploh je podjemna pogodba?

Podjemno pogodbo oziroma pogodbo o delu OZ definira kot pogodbo, s katero se podjemnik (v našem primeru organizator dogodka ali podizvajalec) zavezuje opraviti določen posel, kot je izdelava ali popravilo kakšne stvari, kakšno telesno ali umsko delo ipd., naročnik pa se zavezuje, da mu bo za to plačal.

Pri podjemni pogodbi gre, v kolikor to stranki drugače ne dogovorita, za obligacijo rezultata (uspeha)

To pomeni, da je merilo za presojo, ali je podjemnik izpolnil svojo obveznost, samo končni rezultat (uspeh) njegove storitve in s tem uresničen končni interes naročnika. V skladu z navedenim podjemnik nosi tveganje za uspeh svojega delovanja.

Če napisano preslikamo na praktični primer, pridemo do ugotovitve, da bo organizator dogodka upravičen do prejema celotnega pogodbenega zneska le v primeru, da bo izvedel dogodek v skladu z vsemi željami naročnika, ki sta jih dogovorila v pogodbi. Zaradi navedenega je potrebno biti pazljiv na vsebino pogodbe ali ponudbe.

Sklepanje pogodb s podizvajalci (zunanjimi izvajalci)

Organizator dogodka (izvajalec) ni dolžan osebno opraviti posla (organizirati dogodek), če iz pogodbe ali narave posla ne izhaja kaj drugega. To pomeni, da v kolikor stranki v pogodbi izrecno ne določita, da mora posel opraviti izvajalec sam, lahko slednji za izvedbo posla najame zunanje izvajalce. V takšnem primeru pa se mora izvajalec zavedati, da odgovarja za osebe, ki so po njegovem naročilu delale pri prevzetem poslu, kot da bi posel sam opravil. V teh primerih vi nastopate v vlogi naročnika v razmerju do podizvajalca in v vlogi izvajalca v razmerju do naročnika dogodka.

3. Praktične usmeritve za sklepanje podjemnih pogodb

Primarno je potrebno izpostaviti, da se pogodbe sklepajo predvsem za primere, ko zadeve med strankami ne potekajo tako kot bi želela ena ali druga stranka. V teh primerih je potrebno nastali nesporazum rešiti v skladu z veljavnimi zakoni in določili pogodbe. V primerih, ko vse poteka tako kot si stranke želijo, in ko se vse stranke držijo svojih obveznosti ter so na koncu vse zadovoljne s končnim rezultatom, pa so pogodbe brez pomena.

Plačevanje nadomestila SAZAS v praksi

Kot je bilo že navedeno zgoraj za veljavno sklenitev podjemne pogodbe ni potrebna pisna oblika. Kljub temu vam toplo priporočamo, da vsako pogodbo sklenete v pisni obliki, saj boste tako veliko lažje zavarovali svoje pravice, v kolikor bi prišlo do nesporazumov z naročniki ali drugimi sopogodbeniki.

Nasvet

Po naših izkušnjah je pametno v pogodbe dodati določbo, s katero se navede, da so vse spremembe in dodatki k pogodbi veljavni samo, v kolikor so sklenjeni v pisni obliki. Navedeno je pomembno v primeru dodatnih želja in sprememb po željah naročnikov. V praksi se vam verjetno dostikrat zgodi, da vam naročniki naknadno v (telefonskih) pogovorih sporočijo kakšno spremembo ali dodatno željo. Priporočamo vam, da vse, kar se ustno dogovorite z naročnikom, povzamete v elektronskem sporočilu in mu posredujete v potrditev. Na takšen način se boste izognili težavam v zvezi s plačilom, saj se dostikrat zgodi, da naročniki, ko je potrebno plačati storitev, pozabijo, kaj so dodatno zahtevali.

Natančna definicija naročene storitve.

S tem, ko boste v pogodbi (ponudbi) natančno definirali, katere storitve postavljena cena zajema, boste imeli boljši pregled nad delom, ki ste se ga zavezali izvesti. Z natančno definicijo naročenih storitev boste v primeru dodatnih želja in/ali sprememb naročil, s strani naročnikov, tudi lažje argumentirali dodatne stroške naročnikom.

Pogodbena ureditev predvidljivih tveganj!

Ker gre pri podjemnih pogodbah, kot že rečeno, za obligacije uspeha, morate biti organizatorji dogodkov pozorni predvsem na okoliščine, ki bi lahko preprečile uspešno izvedbo vašega dogodka. Zato je potrebno možnost odpovedi ali prestave dogodka predvideti že v pogodbi, ki jo sklepate z naročnikom. Na takšen način se izognete dodatnim dogovorom in morebitnem prepiru z naročnikom, do katerega lahko pride v primeru odpovedi ali prestave dogodka.

Nasvet

V današnjem času epidemije in z njo povezanih ukrepov naročniki velikokrat ne vedo, ali bodo organiziral dogodek v živo, hibridni dogodek ali izključno spletni dogodek. Cene teh različnih oblik dogodkov pa se seveda zelo razlikujejo, zato je smiselno v pogodbo vključiti tudi do kdaj se naročnik lahko brez dodatnih stroškov odloči izvedbo dogodka v eni izmed navedenih oblik.

Poleg navedenega je smiselno v pogodbi tudi določiti predpostavke in posledično možnosti ter posledice odstopa od pogodbe s strani obeh strank. To vam bo omogočilo, da boste natančno vedeli kako ravnati in kaj so vaše pravice ter dolžnosti, če boste želeli odstopiti od pogodbe oziroma če bo nasprotna stranka želela odstopiti.

Nadalje je pomembno, da predvidite posledice oziroma sankcije za kršitev pogodbe s strani nasprotne stranke.

Nasvet

Pri sestavi pogodbene določbe, v katerih boste našteli predvidene kršitve, vam predlagamo, da določbo zaključite z navedbo “in podobne kršitve”. Na ta način ne boste navedli zaključenega kroga možnih kršitev, ampak boste ustvarili možnost dodatnih kršitev, ki jih lahko naknadno definirate.

Poslovanje s ponudbami

Kot že navedeno, se zavedamo, da večina organizatorjev s svojimi strankami (naročniki) ne sklepa posebnih podjemnih pogodb, ampak posluje na podlagi podajanja ponudb in sprejemanje le-teh.

Obligacijski zakonik opredeljuje ponudbo kot določeni osebi dan predlog za sklenitev pogodbe, ki vsebuje vse bistvene sestavine pogodbe. S sprejemom take ponudbe se pogodba šteje za sklenjeno. Iz navedenega sledi, da morate natančno definirati naslovnika ponudbe, v kolikor se ponudba naslovi na nedoločeno število oseb (če naslovnik ni specificiran v ponudbi) se le-ta šteje samo za povabilo k dajanju ponudb.

Če pogledamo to v praksi – v primeru, da bi vam naročnik poslal elektronsko povpraševanje z želenimi specifikacijami ponudbe in ceno, vendar v sporočilu ne bi bili izpostavljeni kot naslovnik ponudbe, potem to ne gre za ponudbo, ampak povabilo k dajanju ponudbe. Če želite ponudbo sprejeti, potem morate vi poslati ponudbo z vsemi potrebnimi sestavinami pogodbe v potrditev naročniku, ali pa sporočiti naročniku, da vam ponovno pošlje ponudbo z vsemi potrebnimi sestavinami pogodbe (z vami kot naslovnikom ponudbe).

Ponudba mora vsebovati vse bistvene sestavine pogodbe, in sicer:

podatke o strankah (izvajalec in naročnik),
predmet (v vašem primeru storitev, ki se jo zavezujete opraviti) in
ceno (ki se jo naročnik zavezuje plačati).

Poleg navedenih sestavin, ki so nujne za veljavnost ponudbe pa vam priporočamo, da v ponudbo še vključite: datum sestave ponudbe, kraj sestave ponudbe in rok trajanja ponudbe (do kdaj vam jo morajo naročniki potrditi oziroma do kaj vas ponudba veže).

Predloga sestavnih delov ponudbe za organizacijo dogodka – Grafika: Eventnika, Tina Cajnkar

Radi bi vas še opozorili na zakonsko ureditev primerov, ko naročnik sicer sprejme ponudbo, ampak sočasno s sprejemom predlaga določene spremembe.

Če naročnikov odgovor na ponudbo izraža sprejem, hkrati pa predlaga, naj se v nečem spremeni ali dopolni, se šteje, da je naslovnik (naročnik) ponudbo zavrnil in sam dal drugo ponudbo svojemu ponudniku (izvajalcu). Vendar pa odgovor na ponudbo, ki izraža sprejem, toda vsebuje dopolnitve ali spremembe, ki bistveno ne spreminjajo ponudbe, pomeni sprejem, razen če ponudnik (izvajalec) takoj ugovarja. Za bistvene spremembe se štejejo spremembe, ki se nanašajo na ceno, plačilo, izvedbo storitve, obseg odgovornosti ene stranke v primerjavi z drugo ali na reševanje sporov.

Zaključek

V kolikor boste sledili našim navodilom boste svoj dogodek izpeljali v skladu z veljavno zakonodajo s področja avtorskih in sorodnih pravic in se tako izognili morebitnim prekrškom ter z njimi povezanim globam. Če imate specifična vprašanja, na katera nismo odgovorili v tej objavi, se obrnite direktno na SAZAS in IPF, ali pa kontaktirajte Facultas d.o.o. za pravne probleme v zvezi z organizacijo dogodkov.

Vas zanima, kako je z avtorskimi pravicami glasbenikov na dogodkih? Preberite našo objavo Zakaj se plačujejo nadomestila SAZAS in IPF.

Se počutite nelagodno ob vseh pravno formalnih vidikih dogodkov in se ne znajdete v birokratskem labirintu organizacije dogodkov? Udeležite se našega strokovnega izobraževanja Pravno formalni vidiki organizacije dogodkov (PFVOD) in odkrijte vse potrebne informacije!

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: