VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

10 nasvetov za super organizacijo sejma

Za vas piše Maja Primožič, dne 25. 5. 2022

Organizacija sejma ni tako enostavna naloga kot mnogi mislijo – Foto: dogodek NoExcuse, Eventnika

Se še spomnite občutkov veselja in sreče, ko se je cela družina odpravila na sejem in skupaj preživela lep dan? Starši so nakupovali na stojnicah, otroci smo se podili od sladkorne pene do razburljivih vrtiljakov in svet je bil lep.

Ljudje so na sejmih preprosto veseli. Sejmi so del tradicije po celem svetu in naj gre za zabavne sejme ali pa poslovne in strokovno usmerjene, je prodaja na sejmih dobra. Ne glede na to, kaj sejem ponuja, imajo vsi sejmi en skupen namen – združiti trgovine, storitve in obrti ter tako olajšati kupcem pot do pestre ponudbe na enem mestu. Če razmišljate, da je organizacija sejma nekaj, česar se želite lotiti, potem ne spreglejte naslednjih napotkov za organizacijo sejma.

Vas zanima le določeno poglavje objave? Klik na poglavje vas bo ponesel do želene vsebine.

Imejte jasno rdečo nit sejma
S pripravami sejma začnite nekaj mesecev prej
Sestavite zaupanja vredno ekipo
Lokacija sejma je pomembna
Prijava prireditve in ostala dovoljenja – nujna birokracija
Dobra koordinacija je duša sejma
Pristop tržnika do razstavljavcev je duh vašega sejma
Oglaševanje je za obe ciljni skupini – za razstavljavce in obiskovalce
Pred sejmom in na sejmu
Ne pozabite na marketing po dogodku

Organizacija sejma je lep, a tudi resen proces, ki zahteva veliko časa in odgovornosti. Ljudje, ki obiščejo sejem, pridejo po osebno nakupovalno izkušnjo, ki mora biti prijetna tako za obiskovalca kot za razstavljavca. Sicer si obiskovalci za ogledovanje in nakupovanje na sejmu vzamejo čas in se jim ne mudi, a prodaja na stojnicah se mora dogajati tekoče. Nihče si ne želi zamaška ljudi na prehodih, ki ustavi tok. Da bi bil sejem vaši ekipi v ponos, smo pripravili nekaj osnovnih, a ključnih napotkov, ki jih mora vedeti vsak organizator sejma.

Imejte jasno rdečo nit sejma

Sejem je skupina trgovin in storitev, ki jih druži nekaj skupnega. Lahko je to zdravje, urejanje doma, turizem, kariera ali usmerjena obrt. Če želite začeti z organizacijo manjšega sejma, potem je vaša nit krajša in ožja, če pa zastavljate sejem na veliko, se lahko rdeča nit razprede v čudovito mrežo ljudi s skupnim interesom. V pletenju mreže ne pozabite, da pripravljate sejem za končnega odločevalca, ki je obiskovalec.

Utrinki iz božičnega Zelenega sejma – Foto: Zeleni sejem, Maja Primožič

S pripravami sejma začnite nekaj mesecev prej

Nabiranje razstavljavcev zahteva svoj čas, ki pa vam ga ne sme zmanjkati za tehnične in operativne naloge. Proces dela razdelite na prvi del s pripravo in snovanjem sejma ter drugi del na trženje stojnic in spremljevalnega programa ter oglaševanje. Tretji del pride, ko je čas za tehnično pripravo in (še vedno) oglaševanje. Če boste dali možnost last minute cene, potem vedite, da se bo trženje še vedno dogajalo.

Sestavite zaupanja vredno ekipo, s katero boste lahko učinkovito delali

Organizacija sejma zahteva predanost ekipe, ki mora (kot na vseh dogodkih), delovati usklajeno. Srce mora biti kot eno – za en sejemski dogodek. Kot koordinator ekipe se morate zato obkrožiti z zanesljivimi sodelavci, a vsak član v ekipi mora imeti znanje na svojem področju. Potrebovali boste nekoga, ki zna tržiti, nekoga, ki ima znanje iz oglaševanja, nekoga, ki je dober v operativi, pa v računovodstvu in na samem dogodku – nekoga, ki vam bo dragocena tehnična pomoč.

Lokacija sejma je pomembna

Lokacija sejma je odvisna od teme, s katero se boste vi, vaši razstavljavci in obiskovalci ukvarjali skupaj. Če želite organizirati sejem, ki ga povezuje zdravje, potem je dobro, da razmislite o sceni, ki bo nežna, naravna in pomirjujoča. Za sejem, povezan z luksuzno kozmetiko, pa morda razmislite o najemu urejene poslovne stavbe, morda s prostori, ki imajo veliko stekla ali pa o lični restavrirani stari stavbi z antičnim dekorjem. Pri izbiri lokacije bodite pozorni tudi na to, da je dostop do nje preprost tako za obiskovalce kot za razstavljavce. Parkirišča so skoraj obvezen del sejma, razen če prirejate sejem, ki ima mestno tematiko.

Prikaz stojnic na sejmu – Foto: Zeleni sejem, Maja Primožič

Prodaja domačih produktov na Zelenem sejmu – Foto: Zeleni sejem, Maja Primožič

Prijava prireditve in ostala dovoljenja - nujna birokracija

Kot za vsak dogodek, ki združuje veliko ljudi na enem mestu, boste morali tudi pri organizaciji sejma poskrbeti za papirje, dovoljenja in podpise. Srečali se boste s prijavo prireditve na policijski postaji. Tam vam bodo povedali tudi, ali vaša vrsta sejma potrebuje prisotnost varnostne službe ali medicinskega osebja. Če ste si na sejmu zamislili ogenj ali vodo, potem boste verjetno morali računati tudi na prisotnost gasilcev in potapljačev. Za glasbo, ki jo boste vrteli na sejmu, bo treba odšteti denar za SAZAS oz. za plačilo stroškov za avtorske pravice. Na sejemski dan lahko računate tudi na obisk inšpektorjev, ki bodo pregledovali, ali stojnice pridno izdajajo račune, ali ne.

Če pa potrebujete več informacij na tem področju, vas pozivamo, da pregledate vsebino našega PFVOD spletnega programa.

Dobra koordinacija je duša sejma

Pri koordinaciji dogodka so najbolj pomembni odnosi v ekipi. Vodja ali koordinator sejma je tista oseba, na katero se obračajo vsi, ki so udeleženi v procesu organizacije. K njej se stekajo vse informacije. Koordinator mora v vsakem trenutku vedeti odgovore na vsa vprašanja, ali pa vsaj ve, pri kom jih dobi. Koordinator sejma deli jasne naloge in spremlja napredek. Hkrati skrbi, da so odnosi v ekipi harmonični, kar vpliva zlasti na trženje stojnic in marketing za obiskovalce. Zadnje dni pred dogodkom se v ekipi zazna napetost in takrat se pokaže pravi ekipni duh. Koordinator je vedno stabilna oseba, ki se rad oglaša na telefonske klice, ki lahko opravlja veliko nalog hkrati in ki dobro razume gradnjo dogodka od začetka do konca.

Pristop tržnika do razstavljavcev je duh vašega sejma

Se vam sliši čudno? Morda, a s pristopom, ki ga ima tržnik do podjetja, ki ga vabi, bo sejem ujel val, na katerem pluje. Je vaša komunikacija resna in strukturirana? Potem boste privabili prav takšne razstavljavce. Je vaš nastop prijazen in prijateljski? Če da, potem boste privabili tenkočutne, pa tudi vesele ljudi. Seveda lahko prijaznost vpeljete (in skoraj morate) v vsak sejem, ne glede na njegovo temo. Ne pozabite – prav razstavljavci so tisti, ki na sejmu naredijo pravo vzdušje in dobro prodajo. Vi jih povežete, a oni prodajajo.

Utrinki iz božičnega Zelenega sejma – Foto: Zeleni sejem, Maja Primožič

Oglaševanje je za obe ciljni skupini - za razstavljavce in obiskovalce

Oglaševalsko pot sejma boste začeli najprej z oglaševanjem za razstavljavce. Kljub temu, da boste morali vabilo za najem stojnic poslati na veliko naslovov, se potrudite, da je vsako vabilo personalizirano. Za vsak poslan e-mail ali pismo morate vedeti, kam je šlo in h kakšnim izdelkom ali dejavnosti. Tja, kamor damo energijo, od tam se nam energija vrne, če je prava za nas. Druga faza oglaševanja je oglaševanje za obiskovalce, ki je seveda odvisno od vašega proračuna in ciljne skupine.

Pred sejmom in na sejmu

Zelo pomemben čas za ekipni duh so dnevi tik pred sejmom. Odnosi v ekipi se gradijo že prej in prava preizkušnja čaka tiste, ki so najtesneje povezani z dogodkom. Pomembno je, da si zaupate, da izzive rešujete sproti in sočutno. Včasih se kaj zalomi, a tudi način reševanja težav in izziva je del procesa organizacije sejma. Na samem dogodku je pomembno, da je ekipa zares dobro operativna, da spodbuja razstavljavce in jih udobno namesti. Prijaznost je še vedno ključ do dobrega. In vse je rešljivo, če stopimo skupaj. Najpomembnejši nasvet, ki vam ga lahko dam je – razstavljavci naj pridejo zgodaj, da pripravijo stojnice pravočasno. Eno uro pred odprtjem sejma mora biti prizorišče pripravljeno za obiskovalce, razstavljavci se morajo umiriti, se sprostiti, pokažite jim pot do vode in kave. Nasmeh na obraz in naj se začne.

Ne pozabite na marketing po dogodku

Tako. Preživeli ste. Izpeljali ste čudovit sejemski dan. Tudi, če kaj ni teklo čisto gladko, ste se potrudili in obiskovalci ter razstavljavci so zadovoljno odšli. Morda kaj ni bilo popolno, a življenje ni popolnost, je pa izkušnja. Zdaj je čas, da se pohvalite in naj se vaš ponos na ekipo tudi vidi. Objavite slike s sejma, opišite, kako ste ga doživeli vi, javite se razstavljavcem in se jim zahvalite za njihovo zaupanje. Zahvalite se obiskovalcem, ki so prišli na dogodek, za katerega ste živeli toliko časa. Izpostavite se kot ekipa, dobro ste naredili. Pohvalite ekipo, ki je gradila z vami.

Utrinki iz božičnega Zelenega sejma – Foto: Zeleni sejem, Maja Primožič

Zaključek

Tako, prišli smo do konca osnovnih napotkov za organizacijo vašega nepozabnega dogodka, vašega sejma, ki je povezal stojnice s kupci. Zdaj se vam morda zdi, da je toliko stvari, na katere morate misliti, da bi bil dogodek dober za vse, a videli boste, da se bodo s predanostjo in veseljem tudi malo nepopolne stvari skupaj zložile v čudovit dogodek, ki bo ljudem ostal v spominu.

Seveda vam lahko pri organizaciji sejma pomagamo mi, Eventnika in vas vodimo ter tudi bodrimo na poti do odlične sejemske prireditve.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: