VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

9 korakov do idealne lokacije dogodka

Za vas piše Anja Novak, dne 18. 11. 2021

Dogodek na idealni lokaciji v Festivalni dvorani Ljubljana – Foto: Zavod Ypsilon, Siniša Kanižaj

Vsaka organizacija dogodka je usmerjena v ustvarjanja določenega vzdušja, ki bo v udeležencih vzbudila želene občutke. Eden izmed pomembnejših elementov pri kreiranju vzdušja je lokacija dogodka. Če okolje, doživetje in videz prostora niso pravi, lahko (v najslabšem primeru) uničijo celoten dogodek.

V tej objavi boste odkrili, na kaj morate biti pazljivi pri izbiri lokacije vašega dogodka in pridobili praktične usmeritve za izbiro perfektne lokacije, ki bo ustrezala vam, vašim ciljem in ciljni publiki dogodka.

Vas zanima le določeno poglavje objave? Klik na poglavje vas bo ponesel do želene vsebine.

Ciljna publika dogodka
Vrsta in tema dogodka
Cena in fleksibilnost
Pozicija lokacije
Datum in letni čas
Zmogljivost (maksimalno število udeležencev) in postavitev
Gostinske storitve
Storitve in storitveni objekti
COVID prilagoditev prostora

Pri organizaciji dogodka se soočamo s številnimi odločitvami. Izbira lokacije je tista odločitev, ki bo imela izredno velik vpliv na vaš dogodek. Dostop udeležencev, možnosti prehrane, vzdušje udeležencev… na vse to vpliva, katero prizorišče izberete.

Zaradi pomena lokacije je dobro, da se iskanja lotite nekaj mesecev pred začetkom vašega dogodka (več o tem preberite v blogu Kako določiti popoln datum (in čas) dogodka?). To vam bo dalo dovolj časa, da si zagotovite prostor in rezervirate prizorišče, ki bo najbolje ustrezalo vašim potrebam.

Pri izbiri vaše popolne lokacije morate paziti na naslednjih 9 dejavnikov:

1. Ciljna publika dogodka

Pri izbiri lokacije je potrebno začeti pri osnovnem gradniku – ciljni publiki dogodka oz. želenih udeležencih. Preden začnete z iskanjem lokacije, pomislite, kaj je potencialnim udeležencem dogodka pomembno, kaj pri prizorišču bi jih lahko spodbudilo k udeležbi in kaj bi jih lahko odvrnilo.

Pri tem si lahko pomagate z naslednjimi vprašanji:

Kdo so želeni udeleženci? (njihova starost, spol, lokacija, dohodek …)
Ali udeleženci potrebujejo prilagojeno prizorišče (otroci, upokojenci, družine …)
Kakšne aktivnosti želite pripraviti za udeležence in ali je prostor primeren za izvedbo le teh?

2. Vrsta in tema dogodka

Pred iskanjem prizorišča razmislite o vrsti (poslovni, izobraževalni, zasebni, zabavni) in temi (eleganten, boemski, pravljičen, tehnološki …) dogodka. Ustvarjanje vzdušja, ki se bo nanašalo na vaš tip in temo, je ključni del privlačnega dogodka, ki bo bolje pritegnil ter aktiviral vaše občinstvo. Spreminjanje ali okrasitev prizorišča je drago, zato je pametno izbrati takšnega, ki že ustreza vaši tematiki. Manj kot se ambient ujema z želeno temo vašega dogodka, več okrasitve boste potrebovali, da ustvarite želeno vzdušje.

Vsaka vrsta dogodka ima svojevrstne specifike glede izbire prizorišča in zlahka lahko ugotovite, katero prizorišče ima več izkušenj pri vrsti dogodka, ki ga načrtujete. Vaša popolna lokacija je v preteklosti že izvedla podobne dogodke in razume, kaj je potrebno, da je vaš dogodek uspešen. Sodelovanje z izkušeno lokacijo bo olajšalo nadaljnjo organizacijo, saj bo potrebno manj komunikacije in usmeritev za kakovostno izvedbo dogodka.

Nasvet

Na spletu poiščite fotografije preteklih dogodkov na lokaciji, ali pa prosite lokacijo, da vam jih pošljejo. Tako boste dobili občutek glede vrste in teme dogodkov, ki se tam izvedejo, prav tako pa lahko dobite idejo glede možne dekoracije prostora.

3. Cena in fleksibilnost

Eden največjih razmislekov pri izbiri lokacije, ki jo želite najeti, je proračun. Običajno si organizatorji dogodkov že v izhodišču oblikujejo okviren cenovni razpon, ki ga želijo nameniti lokaciji.

Nasvet

Če nimate občutka glede okvirne cene najema določene vrste prizorišča, potem vam priporočamo, da predhodno pošljete povpraševanje več lokacijam z okvirnim datumom, številom udeležencem in želenimi storitvami ter opremo. Tako boste lahko ocenili razpon proračuna, ki ga boste namenili lokaciji, in se kasneje lažje pogajali za ustrezno ceno.

Pri ceni lokacije pa ni vse tako črno-belo kot samo najem določenega prostora. Različne lokacije imajo različne cene, ki jih ponujajo za izvedbo istega dogodka, saj so stroški najema odvisni od števila zagotovljenega osebja, izkušenosti lokacije, dodatnih storitev in opreme ter zaželenosti prostora. Zato predhodno določite, kaj potrebujete od lokacije (npr. pogostitev, ozvočenje, parkirišče, dodatne prostore za izvedbo) in kaj bi si dodatno želeli (to je opcijsko, ki nadgradi vaš dogodek, vendar tega nujno ne potrebujete). Nato poglejte prejete ponudbe in ugotovite, katera je glede na vključenost osebja, storitev in opreme za vas najbolj primerna.

Nasvet

Pazite, da je v ponudbo vključeno vse, kar ste želeli od lokacije, in jo potrdite šele, ko imate napisano končno ceno z vsemi vključenimi postavkami.

Na ceno lokacije vplivata tudi čas in datum izvedbe dogodka. Če imate fiksen čas in datum dogodka, potem boste morali izbrati lokacijo izmed tistih ponudnikov, ki imajo v želenem trenutku prosto. Če ste prilagodljivi glede časa in datuma, potem lahko v primeru omejenega proračuna izberete manj zaželen čas in datum, saj lahko to močno vpliva na končno ceno. V primeru fleksibilnega datuma in časa o cenejših opcijah povprašajte kar lokacijo samo.

4. Pozicija lokacije

Pri organizaciji dogodkov ne smete pozabiti tudi na samo pozicijo lokacije dogodka. Če boste izbrali neprimerno, lahko to že v osnovi odvrne udeležence, jim povzroči dodatne stroške udeležbe in jim povzroča nepotrebne preglavice.

Zato morate organizirati dogodek na primerni lokaciji. Dostop do nje naj bo enostaven, priročen in omogočen za celotno trajanje dogodka (razen, če morate za potrebe dogodka “izolirati” udeležence). Dobro je, če omogoča (brezplačno) parkiranje, saj bo to olajšalo potovanje udeležencev in jih spodbudilo k udeležbi.

Dostopnost do lokacije je posebej pomembna tudi za določene ciljne skupine (npr. starejši, osebe z drugačnimi potrebami, otroci), zato je potrebno preveriti, ali bi imele vaše ciljne skupine zaradi postavitve lokacije težave pri udeležbi.

Nasvet

Za lažjo udeležbo (in manj zamudnikov) je dobro vabilu priložiti tudi natančne informacije za dostop do lokacije. Te informacije naj obsegajo natančen naslov lokacije, povezavo do Google Maps ali Apple Maps, dostopnost z javnimi prevozi in možnost parkiranja.

5. Datum in letni časi

Trije pomembni faktorji imajo vpliv na izbiro datuma (in letnega časa) dogodka. To so zasedenost terminov, dostopnost in vpliv na izvedbo.

Za datume v vrhuncu sezone boste namreč težko našli prost termin, če ne boste dovolj hitro začeli z iskanjem, prav tako pa bo v tem času cena lokacij višja. Zato je potrebno začeti z iskanjem čim prej in se pogovoriti z lokacijo glede možnosti ter cene najema.

Vreme določenega letnega časa bo močno vplivalo tudi na izvedbo dogodka. Če želite izvesti dogodek na prostem, potem morate izbrati letni čas, ki bo ustrezal želenim aktivnostim na dogodku. Prav tako je za vsak primer dobro določiti plan B, če vreme ne bi omogočilo izvedbe (npr. alternativni notranji prostor).

Razmisliti je potrebno tudi o dostopnosti lokacije v različnih letnih časih, npr. dogodek na obali sredi počitniške sezone bo verjetno zahteval čakanje v gneči, dogodek v hribih sredi zime pa bo zahteval dobro opremljeno vozilo.

Zanimivost: Lokacija za poroko se določi leto, ponekod celo dve ali tri leta vnaprej. Za poslovne dogodke manjšega tipa je dovolj rezervacija nekaj mesecev prej, za večje kongrese pa običajno leto ali dve vnaprej.

6. Zmogljivost (maksimalno število udeležencev) in postavitev

Eden najpomembnejših faktorjev pri izbiri lokacije je tudi sama zmogljivost lokacije. Število udeležencev, ki jih pričakujete na dogodku, bo lahko takoj eliminiralo lokacije s premajhno zmogljivostjo. Pri tej odločitvi bo potrebno nekaj subjektivne ocene, saj morate izbrati lokacijo, ki bo imela rahlo večjo zmogljivost, kot jo pričakujete (v primeru dodatnih udeležencev), vendar ne bo prevelika, saj lahko prevelik prostor negativno vpliva na vzdušje.

Na zmogljivost prostora bo vplivalo tudi želena postavitev stolov in miz, zato je potrebno predhodno razmisliti o pričakovanih interakcijah med udeleženci. Od tega je odvisno, kakšno postavitev želite. Nekatere lokacije imajo fiksne sedeže in postavitve ne morejo spremeniti, zato se o možnostih predhodno pogovorite s samimi lokacijami.

Preden dokončno izberete lokacijo preverite, ali imajo prostor za vse želene aktivnosti na dogodku (npr. kabine za preoblačenje, prostor za ekipo, shrambo za pripomočke).

7 postavitev prostora – Grafika: Eventnika, Tina Cajnkar

Nasvet

Zagotovite si tloris lokacije, saj boste tako lažje oblikovali izvedbo dogodka (npr. postavitev sedežev in miz, tok udeležencev, prostor za registracijo, prostor za promocijski material, prostor za tehnično ekipo).

7. Gostinske storitve

Če želite na dogodku nuditi hrano in/ali pijačo, potem se morate z lokacijo pogovoriti o možnostih izvedbe le-teh. Paziti morate, saj nekatere lokacije same zagotavljajo hrano in pijačo ter ne dovolijo, da bi izbrali zunanje izvajalce. V tem primeru morate z njimi skomunicirati želje glede hrane (npr. posebnih tipe prehranjevanja) in pijače (npr. brezalkoholne in/alkoholne pijače) ter kdo bo kril te stroške (ali stroške krije organizator ali udeleženci sami). V primeru, da lokacije ne zagotavlja hrane in/ali pijače, potem morate zunanje izvajalce najeti vi. Lokacijo lahko povprašate o izkušnjah in jih prosite za ponudbo njihovih partnerjev ali pa izvajalce zagotovite popolnoma sami. Prednost pri izvajalcih, ki so že zagotovili hrano in/pijačo na lokaciji, je, da prostor že poznajo in bodo hitreje ter bolje izvedli storitev.

Pred izbiro lokacije ali zunanjih izvajalcev, je dobro preveriti kakovost storitve in hrane ter pijače. To lahko preverite tako, da se naročite na degustacijski meni, ali pa preverite ocene o njihovih preteklih dogodkih.

8. Storitve in storitveni objekti

Lokacije ponujajo različne možnosti storitev in storitvenih objektov. Ko rezervirate dogodek, se prepričajte, da bo prostor ustrezal vašim potrebam in željam. Naredite seznam vseh potreb in želja, ter ga primerjajte s seznamom, ki ga ponuja posamezna lokacija. Te storitve oz. storitveni objekti so lahko:

kuhinjske zmogljivosti,
toalete,
nastanitvene zmogljivosti,
tehnična oprema (npr. projektor, platno, ozvočenje),
varovanje dogodka,
dekoracija prostora,
čiščenje prostora,
mize in stoli,
prti in pogrinjki, …

Možno je, da prizorišče ponuja storitev, na katero nikoli ne bi pomislili, vendar bi odlično dopolnila vaš dogodek. Na primer, konferenčni center lahko ponuja sobe z interaktivnimi tablami. Zato se o vseh storitvah in storitvenih objektih pogovorite s samo lokacijo.

9. COVID prilagoditev prostora

V trenutni situaciji je potrebno razmisliti tudi o novem faktorju, ki vpliva na organizacijo dogodka – prilagoditvi prostora v skladu s COVID standardi. Pri njem je potrebno preveriti, ali lokacija omogoča dovolj veliko zmogljivost v skladu z veljavnimi odloki ali priporočili NIJZ (vsaj 1,5 m med osebami) in ali ima ustrezno prezračevanje. Dobro je tudi preveriti, ali zagotavljajo sredstva za razkuževanje rok in osebje za preverjanje PCT pogoja. Če prilagoditev prostora v skladu s COVID standardi ne zagotovi lokacija, potem boste to obveznost (in ostale veljavne omejitve) morali prevzeti sami. Seveda lahko vedno kontaktirat nas, Eventniko, in zagotovili vam bomo najvišjo raven COVID-19 zaščite na vašem dogodku. Vabimo pa vas tudi, da se prijavite na našo mailing listo in brezplačno prejmete brošuro za Organizacijo dogodkov v COVID časih.

Zaključek

Veliko spletnih predstavitev lokacij je lahko zavajajoče, saj nekatere na spletu izgledajo bolje kot v resnici, nekatere pa so v resnici boljše, kot se predstavljajo na spletu. Zato vam priporočamo, da si posamezno lokacijo ogledate v živo, saj boste lahko tako najbolje začutili njeno vzdušje in si bolje predstavljali kako tam izvesti dogodek.

V tej objavi sta odkrili, KJE organizirati dogodke. Vas zanima KDAJ? Preberite članek Kako določiti popoln datum in čas dogodka in ugotovite. Želite več pomoči pri organizaciji dogodkov v živo? Pišite nam na info@eventnika.si in z veseljem vam bomo pomagali.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: