VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

KAKO DOLOČITI POPOLN DATUM IN ČAS DOGODKA?

Za vas piše Anja Novak, dne 02. 11. 2021

Datum in čas dogodka – Foto: Pexels, Olya Kobruseva

Čeprav zveni kot enostavna odločitev, je izbira datuma (in časa) ena izmed pomembnejših odločitev pri organizaciji dogodkov. Datum dogodka je začetni gradnik celotnega dogodka, ki bo usmerjal nadaljnje odločitve glede lokacije, govornikov, hrane …, prav tako pa bo vplival tudi na udeležbo.

V tej objavi vam bom predstavila, zakaj je potrebno pazljivo izbrati datum in čas dogodka, na kaj paziti pri določitvi vašega datuma ter časa dogodka in podala praktične usmeritve v obliki tabele za končno odločitev.

Vas zanima le določeno poglavje objave? Klik na poglavje vas bo ponesel do želene vsebine.

Zakaj pazljivo izbrati datum in čas dogodka
Na kaj paziti pri določitvi datuma in časa dogodka
Praktične usmeritve v obliki tabele

Zakaj pazljivo izbrati datum in čas dogodka?

Izbira datuma in časa dogodka je eden prvih korakov načrtovanja. Ta korak je pogosto podcenjen, vendar je element, ki lahko vnaprej določi uspeh ali neuspeh vašega dogodka. Izberite pravi datum in ves trud, ki ste ga vložili v kreativo, trženje, odnose z javnostmi in ostale pomembne gradnike dogodka, bo povrnjen. Izberite neprimeren datum in lahko se zgodi, da boste opazovali prazno dvorano/spletno platformo.

Mogoče se zdi očitno, vendar je potrebno poudariti, da lahko izbira napačnega datuma katastrofalno vpliva na vaš dogodek. Kaj se lahko zgodi, če ne razmislite o vseh možnih faktorjih dogodka:

udeleženci se zaradi določenega razloga (služba, počitnice, ipd.) ne morejo udeležiti dogodka;
v istem času se lahko organizira drug dogodek, ki vpliva na udeležbo,
lokacija v tem datumu nima prostega termina;
želeni govorniki ali nastopajoči so na ta datum odsotni;
v tem času se v okolici lokacije dogodka izvajajo gradbena dela, zato je organizacija otežena;
vreme onemogoča želeno izvedbo dogodka …

Vse to lahko vpliva na udeležbo na vašem dogodku, ki je seveda glavno vodilo za organizacijo slednjega, to pa ima na koncu negativne posledice na vaš denarni tok.

Nasvet

Če organizirate dogodek na mednarodni dan, ki je povezan s temo vašega dogodka, je to lahko dvojna zmaga za vas. To vam ne bo pomagalo le pri trženju in odnosih z javnostmi, temveč vam bo pomagalo tudi pri kreiranju idej za vaš dogodek ter vključitvi govornikov, pokroviteljev in ostalih partnerjev.

Na kaj paziti pri določitvi datuma in časa dogodka?

Kot ste prebrali že zgoraj, obstaja veliko elementov, na katere morate paziti pri izbiri datuma in časa vašega dogodka:

Vaše občinstvo oz. udeleženci dogodka

Ker je končni cilj organizacije dogodka udeležba želenega števila ljudi, morate imeti pri izbiri datuma in časa neprestano v mislih udeležence. Zato najprej preučite ciljno občinstvo in njihove navade. Za lažjo orientacijo si lahko pomagate s spodnjimi vprašanji:

Kdo so udeleženci dogodka? (Njihova starost, spol, lokacija, dohodek …)
Ali služba udeležencev vpliva na obisk?
Ali lahko njihovi hobiji in navade vplivajo na obisk?
Kakšna je motivacija za obisk dogodka?
Kateri drugi dejavniki bi lahko preprečili njihov obisk?

Pri organizaciji dogodkov lahko malce posplošimo in razdelimo občinstvo na 3 primarne skupine:

Poslovne udeležence (udeleženci v kontekstu službe) – za izobraževanje in razvoj so najbolj primerni termini med tednom dopoldan in popoldan po koncu službe (po 16.00).

Posameznike (prostočasne dejavnosti) – primerni so termini med tednom popoldan po koncu službe (po 16.00) in vikendi.

Družine – najbolj primerni so vikendi.

Nekaj datumov, ki se jih je dobro izogniti pri organizaciji dogodkov:

veliki prazniki,
julij in avgust, ko so posamezniki na dopustu,
v času večjih konkurenčnih dogodkov.

Čas, ki ga potrebujete za organizacijo dogodka

Nihče ne mara preobremenitve v času organizacije dogodka. Ne gre samo za stres, ki se lahko pojavi ob prehitrem tempu organizacije, verjetno se bodo pojavile tudi napake, ki so posledica prevelikega opravljala nalog naenkrat.

Zato morate po osnovni zasnovi dogodka razmisliti o celotni organizaciji dogodka – kaj vse morate urediti za izvedbo in trženje vašega dogodka. Ustvarite si okvirni urnik dogodka in razmislite, kaj bi pri vsaki točki potrebovali. Če boste dobro definirali vse potrebne naloge, boste lahko izbrali datum, ki vam bo omogočal kakovostno (in sproščeno) organizacijo dogodka.

Nasvet

Za izvedbo uspešnega dogodka naj bo dovolj časa za celostno načrtovanje – vsaj dva meseca na sto udeležencev.

Letni časi in vreme

Letni časi in vreme, ki ga le ti prinesejo s sabo, lahko močno vplivajo na izvedbo in uspešnost vašega dogodka, ne glede na to, ali je na prostem ali ne.

Če boste dogodek organizirali na prostem, razmislite, kakšne vremenske razmere vam lahko onemogočijo izvedbo (vročinske nevihte, toča, sneg, poplave ipd.) ali pa negativno vplivajo na doživljanje udeležencev (poletna vročina, jesenska megla, januarski mraz ipd). V kolikor dogodek organizirate v zaprtih prostorih, je še vedno potrebno razmisliti, ali lahko vreme kako drugače vpliva na udeležbo in izvedbo, npr. zaradi snega otežen dostop do lokacije, poletna neudeležba zaradi počitnic na morju.

Razpoložljivost prizorišča

Veliko ljudi pogosto zanemarja pomen razpoložljivosti prizorišč in gostinskih storitev. V resnici je to nekaj, kar bi morali postaviti na vrh seznama, saj je poleg datuma eden izmed najpomembnejših informacij, ki jih je potrebno posredovati tako udeležencem kot ostalim partnerjem.

Najprej se morate vprašati, kaj vam je pomembnejše – želen datum ali želeno prizorišče. Če je vaš odgovor želen datum, potem morate kljub izbranem prizorišču v primeru zasedenosti le tega poiskati novo lokacijo. Če bi v vsakem primeru želeli izvesti dogodek na želenem prizorišču, potem je dobro definirati nekaj datumov in se uskladiti z želeno lokacijo.

Razpoložljivost govornikov in nastopajočih

Pomemben element so tudi govorniki in nastopajoči – si predstavljate, da določite datum dogodka, ga komunicirate udeležencem in ostalim partnerjem ter nato ugotovite, da glavni govornik nima časa ta datum?

Kot pri prizorišču morate tudi tu definirati prioritete – datum ali govorniki oz. nastopajoči. Če je prioriteta datum, potem iščite govornike oz. nastopajoče, ki bodo prosti na izbran termin. Če želite imeti na dogodku pomembne govornike oz. nastopajoče, potem se morate predhodno z njimi dogovoriti o prostih terminih in šele nato nadaljevati z organizacijo.

Praktične usmeritve v obliki tabele

Spodnje tabele vam lahko pomagajo pri izbiri datuma dogodka in časa dogodka:

Praktična usmeritev v obliki tabele za določitev optimalnih datumov in časov dogodka – Grafika: Eventnika, Tina Cajnkar

Zaključek

V praksi je skoraj nemogoče upoštevati vse zgornje nasvete. Mogoče imate pri organizaciji vašega dogodka določene specifike, ki jih v tej blog objavi nismo upoštevali. Naš nasvet je, da pri izbiri datuma “naredite domačo nalogo” in preučite dejavnike, ki lahko vplivajo na vaš dogodek. Kot vsepovsod drugje, namreč tudi pri izbiri datuma za dogodek ne obstaja univerzalna formula za uspeh dogodka.

Tako je izbira pravilnega časa dogodka je pomemben faktor tako pri dogodkih v živo kot pri spletnih dogodkih, seveda je pri obeh za uspešnost le tega pomembnih še število drugih faktorjev. Več o faktorjih pomembnih za spletne dogodke lahko prav tako izveste v eni od naših objav.

V tej objavi sta odkrili, KDAJ organizirati dogodke. Želite več pomoči pri organizaciji dogodkov v živo? Pišite nam na info@eventnika.si in z veseljem vam bomo pomagali.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: