VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

COVID-19 IN ORGANIZACIJA DOGODKOV

Za vas piše Anja Novak, dne 16. 11. 2021

COVID-19 in organizacija dogodkov – Foto: World Of Synergy, Siniša Kanižaj

Trenutno je potrebno za vsako izvedbo dogodka v živo razmisliti tudi o novi realnosti – prisotnosti COVID-19. Organizatorji se zato neprestano soočamo s spreminjajočo se situacijo, ki od nas zahteva odkrivanje novih rešitev za zagotavljanje varnosti na dogodkih.

V tej objavi boste spoznali, katerih 5 stvari je potrebno vključiti v organizacijo dogodka, da se zagotovi varnosti udeležencev, ekipe in ostalih vključenih.

V primeru, da dejansko stanje v državi omogoča izvedbo dogodka, se mora izvedba prilagoditi trenutni situaciji. Vas zanima, katerih 5 elementov ne sme manjkati na dogodkih v živo?

1. Ustrezna komunikacija z udeleženci, osebjem in podizvajalci

V času prisotnosti COVID-19, ki ogroža dogodke, so lahko prisotne napačne informacije. Zato morajo organizatorji prireditev med poplavo vseh informacij zagotoviti, da se komunicirajo pravilne in želene informacije. Te bodo omogočile pravilno razumevanje ukrepov, občutek varnosti in ustrezno vedenje udeležencev, osebja ter podizvajalcev.

Že v začetni fazi organizacije morate razmisliti, katere informacije potrebujejo udeleženci, osebje oz. ekipa in podizvajalci pred, med in po samem dogodku ter kako boste te informacije komunicirali.

Nasvet

Določite osebo, ki bo komunicirala z vsemi deležniki in bo na voljo za kakršnakoli vprašanja.

2. Distanciranje, čiščenje, razkuževanje in prezračevanje prostorov

Verjetno ste o tem slišali že veliko, vendar je distanca oz. minimalna varnostna razdalja med udeleženci, tudi po mnenju NIJZ-ja, eden izmed najpomembnejših elementov na dogodkih v živo.

Organizatorji morajo določiti skupno število ljudi, ki so dovoljeni na lokaciji dogodka v določenem trenutku, in število ljudi, ki so dovoljeni na vsakem ločenem območju v kateremkoli trenutku, v skladu z zahtevami glede fizične oddaljenosti, ki trenutno velja. Ne glede na trenutno veljavne odloke pa NIJZ priporoča medsebojno razdaljo 2 m med osebami iz različnih gospodinjstev.

5 idej za ohranjanje distance – Grafika: Eventnika, Tina Cajnkar

Tudi z vzpostavitvijo natančnega in temeljitega urnika čiščenja ter razkuževanja pred, med prireditvijo in po njej, boste zmanjšali možnost za širjenja COVID-19. Še posebej morate biti pozorni na območja z pogostim stikom, kot so kljuke na vratih, pulti, ograje, pipe in območja za pripravo hrane. Dobro je, da izpostavite protokole čiščenja, s katerimi določite točke in način čiščenja ter odgovrno osebje.

NIJZ je izpostavil, da je potrebno je tudi ustrezno prezračevanje prostorov prireditev, saj pretekle izkušnje s COVID-19 kažejo, da obstaja možnost prenosa virusa preko sistemov za mehansko prezračevanje ob njihovem neustreznem delovanju in vzdrževanju.

Nasvet

Če je mogoče, organizirajte dogodek na prostem, saj lahko tako izboljšate prezračevanje.

3. Pogoj PCT

Za varno izvedbo prireditve se trenutno v določenih situacijah zahteva pogoj PCT (prebolel, cepljen, testiran). Kot organizator prireditev ste odgovorni, da preverite izpolnjevanje pogoja s strani udeležencev. Kaj potrebujete od udeležencev za izpolnitev pogoja:

P - prebolel

Dokazilo o pozitivnem rezultatu testa PCR, ki je starejši od deset dni, razen če zdravnik presodi drugače, vendar ni starejši od šest mesecev.
Potrdilo zdravnika, da je oseba prebolela COVID-19 in od začetka simptomov ni minilo več kot šest mesecev.
Dokazilo iz zgornjih dveh alinej in je bila oseba v obdobju, ki ni daljše od osmih mesecev od pozitivnega rezultata testa PCR oziroma od začetka simptomov, cepljena z vsaj enim odmerkom cepiva.

C - cepljen

Digitalno covid potrdilo EU v digitalni ali papirnati obliki, opremljeno s kodo QR (EU DCP).
Digitalno covid potrdilo tretje države v digitalni ali papirnati obliki, opremljeno s kodo QR, ki vsebuje vsaj enake podatke kot EU DCP in ga je pristojni zdravstveni organ tretje države izdal v angleškem jeziku (DCP tretje države).
Drugo dokazilo o cepljenju zoper covid-19, s katerim oseba izkazuje, da je pretekla od prejema ustrezna količina časa.

T - testiran

Dokazilo o negativnem rezultatu testa PCR, ki ni starejši od 72 ur od odvzema brisa.
Dokazilo o negativnem rezultatu testa HAG, ki ni starejši od 48 ur od odvzema brisa.

4. Maske, razkužila in plakati

Glede na situacijo se spreminjajo tudi zahteve glede nošenja mask. Pred dogodkom preverite trenutno veljavne odloke in se ustrezno opremite tudi z rezervnimi maskami, da omogočite udeležbo bolj “pozabljivim” obiskovalcem.

Eden izmed obveznih elementov na dogodkih v živo je razkužilo za prisotne. Za udeležence in zaposlene mora biti zagotovljena možnost umivanja ter razkuževanja rok. Podajalniki razkužila naj bodo nameščeni na vhodu ter glede na velikost prostorov še na več vidnih mestih v prostoru in na izhodi. Razkužila morajo vsebovati najmanj 60 odstotkov alkohola.

Na lokaciji naj bodo izpostavljeni tudi veljavni splošni ukrepi za zaščito pred okužbo z novim koronavirusom. Obvestila o zaščitnih ukrepih (plakati, infografike …) naj bodo razobešena na več vidnih mestih. Vse potrebne plakate pa lahko najdete s klikom na spodnje povezave:

Kaj lahko storim, da preprečim širjenje novega koronavirusa.
Umivanje rok.
Higiena kašlja.
Pravilna namestitev maske

Nasvet

Manjša razkužila v “goodie bagih” so lahko veselo in praktično presenečenje za udeležence dogodka.

5. Osebje oz. ekipa

Vsaka organizacija prireditve potrebuje določeno število podpornega osebja, ki bo zagotovilo, da se bo dogodek izpeljal brez težav. V trenutnih razmerah je to še posebej zahtevno, saj moramo upoštevati več faktorjev. Na eni strani je potrebno zagotoviti čim manjše število oseb na eni lokaciji, na drugi strani pa imamo zaradi novih pravil več nalog, ki jih pred tem ni bilo. Organizatorji moramo ujeti pravo razmerje, da zagotovimo kakovosten dogodek in varnost vseh vpletenih (organizatorjev ter udeležencev).

Tako je po novem potrebno razmisliti tudi o: nadzorniku za COVID-19 standarde, oseba(h) za usmerjanje in opozarjanje ljudi, oseba(h) za redno čiščenje in razkuževanje prostorov, oseba(h) za zdravstveno oskrbo.

Zaključek

Organizacija dogodkov v živo je dandanes izredno kompleksna, saj se epidemiološka situacija neprestano spreminja. Zato se moramo organizatorji dogodkov neprestano ukvarjati z novimi vladnimi ukrepi in spremljati trende pri organizaciji dogodkov v živo, da se zagotovi varna izvedba dogodka.

Dobra alternativa dogodkom v živo so v teh časih spletni dogodki, na katerih lahko s pomočjo nekaj trikov prav tako zagotovimo kvalitetno izkušnjo obiskovalcem. Če bi pa na vsak način radi vi ali vaši naročniki izvedli dogodek v živo, vam v pomoč podarjamo brezplačne Smernice za izvedbo dogodkov v COVID časih. Te lahko prejmete z prijavo na spodnjem obrazcu.