VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Kako organizirati dogodek?

Za vas piše Maja Primožič, dne 6. 10. 2022

Organizacija dogodka je kompleksen proces – Foto: Synlab, Boštjan Bračič

Bi radi organizirali dogodek in ne veste, kako sploh začeti? Lokacija, datum, dekoracija, hrana, glasba, tehnika, prihodi, odhodi, slavje … Vse to vam odzvanja v glavi in ne veste, kje bi začeli razpletati klobčič. Naj vas pomirimo, da je začeten kaos normalen in se v njem srečajo vsi novi organizatorji. V tem članku vam bomo pomagali, da boste korak po korak razpletli ta klobčič in na koncu spletli čudovito zgodbo – uspešen dogodek. Če pa vas organizacija dogodka še vedno skrbi, se obrnite na nas, z veseljem in znanjem vam bomo pomagali.

Pri Eventniki pravimo, da je dobra predpriprava na dogodek ključna. Ne le zato, da se bo dogodek odvijal tekoče za vse udeležene, pač pa zato, da bodo udeleženi z njega odšli bogatejši za nove lepe spomine, znanje ali izkušnje. To pomeni, da mora imeti dogodek razlog in namen, ki ga je treba na dogodku poudariti z vsemi postavkami. In če kakšen pregovor za organizacijo dogodka še posebej drži, je to ta, da zaradi veličine gozda pogosto ne vidimo dreves.

Kako se lotiti organizacije dogodka

V naši agenciji vedno začnemo pripravo dogodka z dobrim pogovorom z naročnikom. Zastavimo mu vrsto vprašanj, s katerimi njemu in sebi razjasnimo sliko dogodka, ki se bo odvil. Ta vprašanja zdaj delimo z vami, da vam bodo v pomoč, ne glede na to, če vam bomo dogodek organizirali mi ali pa se ga boste lotili sami. Vprašanja so sestavljena na podlagi večletnih izkušenj pri organizaciji dogodkov in veseli smo, da jih lahko delimo. Naši naročniki dobijo seznam vprašanj že pred prvim sestankom in hkrati nalogo, da o njih razmislijo. Skupaj potem sestavimo celoto in unikatnost njihovega dogodka. A naj povemo še to – vsak dogodek postane tudi malo naš, saj vanj vtakemo svojo predanost.

Pogovor z naročnikom – Foto: Eventnika, Ljubimka Pavasović

Vprašanja za začetek

1. Namen dogodka. Zakaj organizirate dogodek, kakšen je namen dogodka?

2. Ciljna publika. Koga boste povabili na dogodek? Koliko ljudi bo na dogodku, kaj je povabljenim skupno in v čem se lahko razlikujejo?

3. Ključna sporočila dogodka. Katere ključne informacije želite, da si udeleženci vašega dogodka zapomnijo? Kaj je njegova sporočilnost in kateri spomini naj se v udeležencih ohranijo?

4. Vsebina dogodka. Kakšna je tematika dogodka in kaj od vsebine je že definirano?

5. Vrsta dogodka. Bo vaš dogodek potekal v živo ali na spletu ali pa želite dogodek v živo vključno s spletnim prenosom? Vsako vprašanje se kasneje razveja še naprej. Npr., v primeru spletnega dogodka naročnika vedno vprašamo, ali že ima določeno platformo, preko katere bo dogodek potekal.

6. Datum dogodka. Kdaj se bo dogodek ovijal? Če datumov še nimate, razmislite, kateri letni čas ustreza vam in tematiki dogodka ter ali je za udeležence bolje, da je dogodek med tednom ali čez konec tedna in koliko časa bo trajal dogodek. Iščemo torej čas, ki bo odgovarjal vaši ciljni publiki.

7. Lokacija dogodka. Kje se bo vaš dogodek ovijal? Bo to notranja lokacija ali bo dogodek na prostem? Kaj je tisto, kar mora vaša lokacija zagotovo imeti za kvalitetno izvedbo dogodka – morda je pomemben enostaven dostop, hitra internetna povezava ali izvrsten catering?

Nič hudega, če v tem trenutku še ne veste vseh odgovorov, dobili pa ste občutek, kako kompleksen bo proces organizacije dogodka. Če ste se odločili za prvi sestanek z Eventniko, vam bodo naši usposobljeni organizatorji pomagali tudi pri naslednjih vprašanjih, ki že postavljajo ogrodje samemu dogodku.

Zgradba vašega dogodka

Na uvodnem sestanku skupaj odgovorimo na vprašanja prvega sklopa. Če sodelujete z Eventniko, začnejo naši organizatorji z iskanjem primerne lokacije ter kakovostnih zunanjih izvajalcev. Vas pa bomo zdaj postavili pred novo nalogo – definirati morate podrobnosti v dogodku.

8. Vsebina dogodka. Kdo pripravlja vsebino dogodka – naročnik ali agencija?

9. Speaker coaching. Je potrebna priprava govornikov na dogodku? Tudi pri tem vam lahko pomaga Eventnika in naši partnerji.

10. Aktivacija udeležencev v dogodku. Kako in na kakšen način so udeleženci vključeni v vsebino dogodka?

11. Moderator. Kdo bo povezoval dogodek? Kakšne lastnosti mora imeti moderator za vaš tip dogodka?

12. Celostna grafična podoba in grafike. Že imate zastavljeno vizualizacijo dogodka? Kdo bo oblikoval podobo – sami ali agencija? Ne pozabite, da se dogodek začne odvijati že veliko prej, preden se zares začne.

13. Vidnost dogodka. Kako boste dosegli ciljno publiko? Bo dogodek potreboval spletno stran? Bo dogodek na družbenih omrežjih in kdo bo ustvarjal zanimive objave?

14. Cena za udeležence. Bo vaš dogodek brezplačen ali plačljiv? Kakšna bo cena za udeležbo? Tukaj se vprašanja razvejajo naprej. Boste ponudili early bird ceno in kakšna bo ter kdaj bo aktivna?

15. Prijava. Se bodo morali udeleženci prijaviti na dogodek? Kje bo potekala prijava? Kdo bo pripravil prijavni obrazec – sami ali agencija? Kot vidite, je vprašanj veliko, a zdržite še malo.

16. Komunikacija z udeleženci. Kdo bo pred dogodkom komuniciral z udeleženci? Na kakšen način bo komuniciral, kateri kanali se bodo za stik s potencialnimi udeleženci uporabljali? Bodo prijavljeni prejeli elektronsko sporočilo, kako in kdaj bo potekalo plačilo.

17. Marketing dogodka. Kdo bo pripravil načrt promocije? Katere kanale potrebuje dogodek, da bo dosegel največ od ciljne publike? Kakšen je budget za marketing? Je dogodek že potekal v preteklosti in ali se lahko povabijo tudi pretekli udeleženci? So potrebne e-mail novičke? Morda VIP vabila?

18. Sponzorji. Bo dogodek gostil sponzorje? Kdo bo poskrbel za pripravo sponzorske ponudbe, kdo bo z njimi komuniciral? Kdo bo poskrbel za udobje sponzorjev na dogodku?

19. Tehnična ekipa na dogodku. Kdo bo sestavljal tehnično ekipo na dogodku, v primeru spletnega prenosa ali hibridnega dogodka? To vprašanje je zelo pomembno in zahteva veliko organizacije.

Končno - izvedba dogodka

Vaš dogodek se zdaj že res približuje, in ko se dnevi proti dogodku obračajo, se obračajo hitro in neizprosno. Če ste za dogodek najeli agencijo, kot je Eventnika, potem ste lahko mirni. Strokovnjaki vedo, kaj delajo. Če je dogodek v vaših rokah, potem je razumljivo, da imate skrbi, saj je priprava in koordinacija dogodka zahtevno delo.

Kaj so torej še zadnji koraki pred dogodkom, na katerega ste se dolgo pripravljali?

V tem trenutku se morate vprašati:

kdo bo skrbel za koordinacijo na dogodku,
kakšen je načrt izvedbe dogodka oz. scenosled,
kdo bo ekipa, zadolžena za dogodek in kdo bo to ekipo tudi vodil.

Poglejmo si skupaj, na kaj vse boste morali misliti, da se bo dogodek suvereno odvijal. Predvsem na mirno kri, seveda, potem pa še na nekaj stvari.

Ekipa je zelo pomembna. Vaš dogodek je srce, ekipa pa je žila, ki poganja kri vanj. Od nje je odvisno, kako gladko bo dogodek tekel in kako se bodo reševale zagate. Saj veste – slabih pripetljajev včasih ne moremo preprečiti, lahko pa nanje pogledamo z ustvarjalnimi očmi in iz njih izvlečemo največ, kar lahko. Mirni živci in priseben um so kakovost vsakega organizatorja dogodka.

Celotna ekipa naredi dogodek – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Vzdušje je pomemben del ekipe – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Pomembno je določiti vsa dogajanja na dogodku in nato iz tega opredeliti naloge. Na podlagi tega se določi, koga in koliko ljudi v ekipi se potrebuje. Za primer vam damo nekaj nalog na poslovni konferenci: registracija udeležencev, podajanje mikrofonov, priprava govornikov, skrb za VIP goste, skrb za tehnično brezhibnost, usmerjanje cateringa, scenosled ipd. Za vsako od teh nalog mora biti točno določena oseba, ki se preda svoji nalogi, da je dogodek uspešen.

Do te faze ste (ali pa smo vam pripravili mi) že večino digitalnega grafičnega materiala. Do dogodka bo treba poskrbeti tudi za tiskani material – roll up, fotowall, kartice z imeni, darilne vrečke, program. Res je, misliti je treba na veliko stvari, tudi na tiskarno in kopico dostav. Med drugim tudi za dostavo hrane.

Ljudje imamo radi hrano. Radi jemo in se ob tem tudi podružimo. Zato je zelo pomembno, da udeležence, zlasti pomembne goste, ki ustvarjajo dogodek, ustrezno razvajate s hrano in pijačo. Pomemben člen pri organizaciji dogodka je torej dober catering in pri Eventniki poznamo dobre ponudnike hrane, primerne za različne dogodke.

Naj bodo darila zadnje, na kar boste pri organizaciji dogodka pomislili, čeprav si zdaj tudi sami zaslužite malo razvajanja in obdarovanja. Vseeno pa razmislite, ali vam bodo gostje namenili darila, ali npr. denar (ob praznovanju poroke ali rojstnega dne). Če imate dogodek, na katerem boste darila oz. goody bag-e delili udeležencem vi, potem bo tu potrebna priprava. Kaj boste delili in kaj želite z darili doseči – prodajo sponzorjem, svoj promo material? Naslednja vprašanja za vas so še, ali boste povabili medije in kdo bo vodil komunikacijo z njimi, bo dogodek fotografiran in/ali ga bo snemal snemalec. Dobri spomini so sicer večni v naših glavah, a iz izkušenj vam lahko povemo, da je slikovni in video material zelo pomemben in tudi prevečkrat pogrešan pri tistih, ki so želeli le »malo prihraniti«.

Zaključek

Tako. Vse je pripravljeno, da se vaš dogodek srečno odvije. Če ste za pomoč pri organizaciji izbrali nas, imate le še eno samo nalogo – oblecite tisto fino obleko in uživajte. Za vse namreč skrbimo mi. Če boste v celotnem procesu organizacije sami in s podporno ekipo, potem vam prišepnemo, da so najboljši učenci tisti, ki so se učili na lastnih izkušnjah – dobrih in slabih.

Sedaj pa je na vas, ali sodelujete z ekipo ali pa dogodek organizirate sami. Izpišite ali natisnite si zgornji seznam vprašanj in zagotovite, da bodo pred začetkom dogodkov vsi odgovori znani.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: