VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Kje organizirati vaš »mali« sejem

Za vas piše Maja Primožič, dne 9. 9. 2023

Mali sejem je odličen način za širjenje malih čarovnij – Foto: Maja Primožič, Zeleni sejem

Ravno pravšnja kombinacija znanja, domišljije in predanosti je umetnost našega poklica. V organizatorskih “kuhinjah” že mesece prej razmišljamo, planiramo in ustvarjamo vizualizacijo dogodka. Vsa energija ekipe se usmerja k tistemu posebnemu dnevu, v katerem se bodo vsi elementi povezali in navdušili udeležence. To ni vedno lahko, zato so članki, ki nudijo pomoč, vedno dobrodošli.

Tokrat bomo bolje pogledali izbiro primerne lokacije za organizacijo manjšega sejma. Ko rečemo “manjšega”, ne mislimo 5 ali 10 stojnic, pač pa nekje do 80 razstavljavcev. Tudi če sem uporabila besedo “majhen”, je z izvedbo vsakega sejma veliko dela, zlasti, ker morate misliti na zadovoljstvo dveh skupin – razstavljavcev in obiskovalcev.

Bučno dogajanje na sejmih povezuje ljudi

Pomlad, poletje in jesen je sejemski čas, ko izdelovalci in prodajalci na eno mesto prinesejo najrazličnejše izdelke in jih predstavijo širšemu krogu ljudi, ki jih zanima sejemska ponudba. Na sejmih je vedno veselo, klepetavo in vlada pravo nakupovalno sejemsko vzdušje. Če uporabimo malo domišljije, si zlahka predstavljamo, kako bučni so bili takšni sejemski dnevi v starih časih.

Takrat ni bila prav pogosto prilika, da so se združili ljudje bližnjih in oddaljenih vasi in mest. Na sejme pa so prihajali tudi z daleč naokoli razsejanih domačij in zaselkov. Sejem je bil vedno posebno doživetje in tudi nujen dogodek za preživetje marsikoga. Trgovke in trgovci so ponosno razkazovali svoje obrti in storitve ter vabili k nakupu, obiskovalci pa so jim v zameno ponujali svoje izdelke ali denar.

Seveda je v modernem času na sejmih veliko drugače, a ravno danes, v pokoronskem obdobju, se še toliko bolj zavedamo pomembnosti pristnega stika in priložnosti, da izdelke vidimo, otipamo in tudi poskusimo. Pri Eventniki zato spodbujamo k organizaciji večjega ali manjšega sejma ter z vami delimo praktične napotke za organizacijo uspešnega sejma in informacije v zvezi z iskanjem sejemskih lokacij.

Če želite pri organizaciji sejma ali iskanju lokacije pomoč, je izkušena ekipa Eventnike vedno pripravljena, da posluša želje in ideje za organizacijo vašega dogodka – Foto: Maja Primožič, Zeleni sejem

Lokacija je za uspeh sejma najpomembnejša

Ni ga tako pomembnega dejavnika za uspeh sejma, kot je premišljena lokacija. To vam pišem iz lastnih izkušenj, ki sem jih dobila z organizacijami Zelenih sejmov. Spoznala sem lokacije, ki imajo čar, pa niso tako mimohodne, in lokacije, ki so živahne ter mimohodne že tradicionalno. Naučila sem se, da na koncu razstavljavce najbolj zanimajo 3 stvari – kakšen je bil obisk sejma, kakšna je bila prodaja ter kakšnega odnosa so bili deležni s strani organizatorja ter obiskovalcev.

Obiskovalce na drugi strani pa največkrat zanima, kakšen je dostop do sejemskega prostora (bližina parkirišč) in kako se ponudba ujema z njihovimi pričakovanji. Še vedno je namreč tako, kot je bilo včasih – ljudje pridejo na sejme trgovat in se družit.

Mestne lokacije so dobro obiskane

Sejmi so univerzalni in spadajo prav povsod. Veseli so ga v mestih, na obrobjih mesta in na vaseh, saj predstavljajo pomemben del lokalne ekonomije. Sejmi so odlična priložnost, da se predstavijo nova podjetja, še malo sramežljiva pri vstopu na trg, ter že utečena, ki predstavijo svoje nove ali sezonske izdelke, rešitve, hrano, pijačo, umetnine.

Ljudje z njimi dobijo priložnost, da se podružijo v skupnosti in zato mesta z veseljem pozdravijo zanimive organizatorje sejmov, ki spodbudijo živahnost mesta. Priporočam vam, da stopite v stik z lokalno upravo in ljudem tam predstavite svojo idejo. Prosite jih, da vam pomagajo najti pravo lokacijo za vaš dogodek. Prepričana sem, da se bodo z veseljem odzvali.

Zeleni sejem poteka na živahni ljubljanski ulici Breg ob Ljubljanici v starem mestnem jedru – Foto: Maja Primožič, Zeleni sejem

Sejmi od pomladi do jeseni, pa tudi v prednovoletnem času potekajo skoraj v vseh mestih. Kot organizatorju vam je pomembno, da ima mestna lokacija elektriko, dostop za dostavo stojnic, dostop za dostavo razstavnega materiala, pozanimati pa se morate tudi o vseh predpisih in omejitvah. Nekatere lokacije vam morda ne bodo dovolile ponudbe hrane, omejeni boste z opremo, ki jo lahko postavite, nekatere lokacije zahtevajo celo zaporo ceste ipd. V izogib kasnejšemu reševanju omejitev vam svetujem, da se dobro pripravite na pogovor z lokalno upravo.

Vaški sejmi so pomembna tradicija

Nekatere tradicije je pomembno vzdrževati in razvijati, saj povezujejo ljudi in krepijo srce skupnosti. Sploh v vaseh, kjer so domačije oddaljene in so takšne priložnosti, ki združijo ljudi izjemno pomembne za dogajanje na teh lokacijah. Če želite sejem organizirati na podeželju, vam prav tako svetujem obisk lokalne uprave, kjer točno vedo, kje so se sejmi že odvijali, ter vse o prednostih in slabostih možnih lokacij. Sem mnenja, da je ena izmed dobrih lastnosti, ki jih mora imeti organizator dogodkov ta, da zna prepoznati potencial, pa naj bo to potencial dogodka, lokacije ali programa.

Nekaj stvari, na katere morate pomisliti:

Prostor za parkirišča, bližina parkirišč in javnega prevoza. Če imate svoje parkirišče, boste morali poskrbeti za parkirni režim.
Katere prireditve se že odvijajo na sejemski dan ali dan prej ali kasneje. Ne želite si sejma na isti dan, ko poteka kakšna odmevna večja prireditev ali pa dan po odmevni prireditvi, ko bodo ljudje počivali.
Obvezna dovoljenja, ki jih potrebujete in posebne omejitve, zlasti glede zapore ceste ali varovanja.
Čas dogodka. Podjetja, ki redno obiskujejo sejme, si koledar sejmov naredijo že za celo leto naprej.
Infrastruktura prostora – dostop do stojnic z avtomobilom za čas postavitve stojnic, elektrika, voda, toaletni prostori ter urejeno odlaganje smeti.

Razmislite tudi o velikost prostora. Zamislite si, kako želite razvijati sejem. Če sejem organizirate prvič, morda res najamete manjši prostor, a če ga boste organizirali dobro, bo šla pohvala od ust do ust in boste potrebovali več prostora za stojnice.

Osebni stiki med ponudniki in obiskovalci so v času, ko osebni stiki tekmuje z virtualnimi o zelo pomembni. Nič ni bolj zdravo za skupnost, kot je zdravo druženje ter povezovalna energija med ljudmi – Foto: Maja Primožič, Zeleni sejem

Vprašajte za mnenje

Verjetno boste po sejmu utrujeni in veseli, da ste dogodek dobro izpeljali. Če sami težko ocenite primernost lokacije po izvedbi sejma, je dobro, da imate razstavljavce in obiskovalce, ki jih lahko vprašate, kako jim je lokacija všeč. Razstavljavci naj vam povedo, kako udobno so se počutili, obiskovalce pa, ali jim je bil dostop primeren ali stresen ter ali so imeli dovolj prostora za gibanje med stojnicami. Te in ostale informacije, ki vas zanimajo, vam bodo pomagale, da bo vaš naslednji sejem še uspešnejši.

Katerikoli dogodek že organizirate, bodite optimistični, ne ustrašite se presenečenj in vaš dogodek bo uspel. Če potrebujete pomoč pri organizaciji sejma ali drugega dogodka, vam je izkušena ekipa Eventnike vedno na voljo.

Če ste si z našo pomočjo izbrali svojo lokacijo sejma, zdaj pa potrebujete samo še organizatorja, ki bo poslušal in usmerjal vse vaše želje, potem nam pišite na info@eventnika.si in z veseljem vam bomo pomagali.

Vam je bila naša vsebina všeč? Delite jo s prijatelji: