VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

KAJ SO HIBRIDNI DOGODKI?

Za vas piše Anja Novak, dne 23. 11. 2021

Hibridni dogodek – Foto: Eventnika, Siniša Kanižaj

Hibridni dogodki so postali nova realnost in popolnoma okupirali svet organizacije dogodkov. Čeprav se večina organizatorjev zaveda, da gre za hibrid med spletnim in fizičnim, pa tega ne razumejo v popolnosti.

Ta blog objava je namenja razjasnitvi osnovne definicije hibridnih dogodkov in podajanju osnovnih usmeritev za izvedbo.

Zadnji dve leti sta pokazali, da dogodki v živo ne bodo izumrli. Ljudje smo namreč socialna bitja, ki potrebujemo socializacijo in druženje. Kot rešitev na omejitev druženj pa so se pojavili hibridni dogodki, ki omogočajo medsebojno druženje večjega števila ljudi – preko spleta in v živo.

Kaj pa so hibridni dogodki?

Hibridni dogodki niso samo dogodki v živo, ki se prenašajo preko spleta – na primer prenos dogodka preko Facebook ali Instagram live. Pravi hibridni dogodki namreč uporabljajo tehnologijo za vključitev spletne publike v izkušnjo dogodka.

Na hibridnih dogodkih spletni udeleženci sodelujejo v dogodku na enak način, kot to počnejo udeleženci v živo – npr. postavljajo vprašanja, so v interakciji z govorci, so v interakciji drug z drugim.

Hibridni dogodki postajajo vedno bolj priljubljeni, saj omogočajo organizatorjem dogodkov, da:

– dosežejo širšo publiko,

– zmanjšajo vpliv na okolje (manj potovanj in obremenitev lokacije),

– omogočijo večjo varnost (zaradi manjšega števila ljudi na lokaciji),

– opolnomočijo udeležence (izbira o spletni udeležbi ali udeležbi v živo),

– omogočijo dostop do dragocenih podatkov, ki bi jih bilo drugače težko razbrati (npr. število prisotnih udeležencev, angažiranost udeležencev, rezultati anket).

Tehnična izvedba hibridnih dogodkov

Eden izmed najpomembnejših izzivov, ki jih je potrebno rešiti pri hibridnem dogodku, je dobro delujoča tehnika. Ker se udeleženci pridružijo dogodku tako na spletu, kot v živo, je izredno težko urediti in uskladiti njihovo udeležbo (ter tako zagotoviti isto vključenost vseh udeležencev, kar je osnova hibridnih dogodkov).

V istem prostoru se je težko udeležiti spletnega dogodka z dvema različnima napravama, saj lahko pride do odmeva (mikrofonija). Na dogodku pa je potrebno zagotoviti, da vsi slišijo vse (tisti na spletu celotno dogajanje v dvorani, prav tako pa mora cela dvorana slišati vse, kar se dogaja na spletu).

Prav tako je na prizorišču potrebno zagotoviti več kamer, da udeleženci na spletu (preko ekrana) in v živo (preko platna v dvorani) vidijo oder, včasih dvorano, včasih PPT, včasih udeležence na spletu.

Moderiranje hibridnega dogodka

Za tovrsten dogodek je potrebno imeti kakovostne moderatorje, ki znajo izpeljati dogodek na spletu, saj je potreben drugačen pristop kot v živo. Zavedati se je potrebno, da se aktivna udeležba in soustvarjanje dogodka ne moreta zgoditi brez izkušenega moderatorja, nekoga, ki ve, kako vnesti sproščenost v prostor in kako spodbuditi aktivno sodelovanje.

Dobro je imeti prisotna vsaj 2 moderatorja – prvega, ki bo dogodek vodil v živo in drugega, ki bo dogodek podprl na spletu. Tako bo lahko vsak izmed njiju pazil na specifike svojega formata dogodka.

Vključevanje udeležencev – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Nika Močnik – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Vključevanje udeležencev hibridnih dogodkov

Številni udeleženci dandanes iščejo možnosti za aktivno sodelovanje in interakcijo v okviru dogodka. Tudi pri hibridnih dogodkih (še posebej, če so daljši), je potrebno vključiti udeležence in jih tako prebuditi iz kognitivne zaspanosti.

Potrebno je sinhrono prenašati navodila moderatorjev iz spleta na dogodek v živo in obratno, da so vsi udeleženci na tekočem s potekom dogodka. Tudi vse aktivnosti je potrebno prirediti spletnim specifikam in specifikam dela v živo. Na primer za delo v skupinah se lahko na spletu uporabijo “breakout” sobe, na dogodku v živo pa se lahko oblikujejo manjše skupine (trenutno z ustrezno medsebojno razdaljo in uporabo mask). Za vključenost se lahko uporabijo tudi različne spletne aplikacije, na primer Mentimeter, Miro, Slido.

Zaključek

Zadnji dve leti sta vse organizatorje dogodkov naučile inoviranja in odkrivanja novih rešitev za preživetje. Sedaj, ko se stvari počasi “normalizirajo” lahko kreativo uporabimo za izpopolnjevanje rešitev, ki smo jih odkrivali med omejitvami druženja. Zato izkoristite to začeto pot in znanje, ki ste ga nabrali med karanteno, uporabite za oblikovanje novih razsežnosti hibridnih dogodkov.

Ker pa so hibridni dogodki tesno povezani s spletnimi dogodki, lahko s klikom na naslov bloga spletni dogodki – 7 praktičnih nasvetov oplemenitite svoje znanje tudi na tem področju.

V tej objavi sta odkrili, kaj so hibridni dogodki . Želite več pomoči pri organizaciji hibridnih dogodkov? Pišite nam na info@eventnika.si in z veseljem vam bomo pomagali.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: