VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

5 ZAČETNIŠKIH NAPAK SPLETNIH DOGODKOV

Za vas piše Anja Novak, dne 20. 1. 2022

Napake spletnih dogodkov – Foto: Eventnika, Anže Grabeljšek

Spletni dogodki so iz zelo butičnih izvedb v zadnjih dveh letih postali stalnica pri organizaciji dogodkov. Vendar je bila pot do uspešnih izvedb online dogodkov velikokrat zelo trnjeva.

Ker smo se tudi profesionalni organizatorji dogodkov učili na svojih napakah, z vami razkrivamo naših 5 začetniških napak, da bodo vaši spletni dogodki uspešno izpeljani.

Organizacija spletnega dogodka na prvi pogled izgleda zelo enostavna za izvedbo – saj samo odpreš Zoom, kopiraš povezavo in jo pošlješ udeležencem, kajne?

Takšna izvedba dogodka je seveda mogoča, ampak se je v praksi pokazala, da je večkrat neuspešna kot uspešna. Pri virtualnih dogodkih je namreč potrebno pomisliti tudi na čas, tematiko, vključenost udeležencev in druge pomembne elemente – za praktične nasvete o organizaciji dogodkov preberite našo blog objavo s 7 praktičnimi nasveti za izvedbo.

Ker smo se pri Eventniki na začetku odkrivanja specifik spletnih dogodkov večkrat opekli, z vami razkrivamo naše kikse, da jih vam ni potrebno ponoviti:

1. Slaba internetna povezava

Čeprav je dobra internetna povezava sedaj eden najpomembnejših elementov naše organizacije spletnih dogodkov, temu ni bilo vedno tako. Ko smo se začeli ukvarjati s spletnimi dogodki, smo ob neprisotnosti kabelske internetne povezave ustvarili mobilno dostopno točko (“hostpot”) za vzpostavitev internetne povezave in prepozno ugotovili (v času same izvedbe dogodka), da se ob klicu na telefon dostopna točka ugasne.

Nauk: Preverite internetno povezavo (hitrost, moč in doseg – za dober prenos potrebujete vsaj 5 Mbit/s hitrosti prenosa na strežnik) in se (razen v redkih primerih) ne poslužujte mobilnih dostopnih točk. Najboljša možnost je kabelska povezava.

2. Odsotnost generalke

V začetnih fazah osvajanja specifike spletnih dogodkov smo preveč zaupali znanju so-organizatorjev in “nastopajočih”. Ti so bili namreč prepričani, da imajo dober zvok in kamero, da obvladajo platformo, na kateri smo izvajali dogodek (Zoom) ter da imajo odlično internetno povezavo, vendar temu ni bilo tako. Seveda smo to ugotovili prepozno, saj je bil dogodek že v polnem teku, tako da smo morali organizatorji sredi dogodka podati tehnična navodila za rešitev problema, ki so jih slišali vsi udeleženci.

Nauk: Generalke so čisto zlato! Če je možno, opravite test večkrat in z vsakim nastopajočim posebej vsaj nekaj dni pred dogodkom.

3. Deljenje dogodka neposredno na družbena omrežja

Na prvi pogled to ne izgleda kot napaka, vendar ima lahko večje “posledice”. Ko smo prvi dogodek delili neposredno na Facebook, smo sicer imeli veliko ogledov, vendar nismo prejeli e-naslovov vseh gledalcev, kar je onemogočilo nadaljnje obveščanje.

Nauk: Če organizirate dogodek z določenim namenom in želite po dogodku stopiti v stik z gledalci dogodka, je najboljše, da ustvarite prijavni obrazec z dovoljenjem o nadaljnjem obveščanju.

4. Ni bilo plana B

Ko smo organizirali prve spletne dogodke, nismo imeli pripravljenega rezervnega načrta. Ko se je zgodilo nekaj, česar nismo pričakovali, smo morali improvizirati in reševati situacijo na licu mesta. Manj stresno in bolj profesionalno bi bilo, če bi se na morebitne tehnične zagate vnaprej pripravili.

Nauk: Razmislite, kaj bi lahko šlo narobe (kaj narediti če zmanjka interneta? če glavni govornik izgine iz platforme na kateri organizirate dogodek? če zvok preneha delati? če govornik ne zna ali ne more deliti predstavitve?) in pripravite možne rešitve.

5. Nepoznavanje platforme in njenih specifičnosti

Na prvih dogodkih nismo “spotlightali” govornika (“spotlight” pomeni, da vsi udeleženci vidijo izbranega govornika na veliko). Ker tega nismo naredili, nismo točno vedeli, kaj vidijo drugi, kar je pomenilo, da je lahko bila njihova pozornost razpršena, namesto da bi bila fokusirana na vsebino dogodka. Zgodilo se nam je tudi, da so udeleženci z vključitvijo mikrofonov motili izvedbo dogodkov, vendar jih v množici udeležencev nismo odkrili. Ker nismo vedeli, da lahko med samim dogodkom onemogočimo ozvočenje, smo iskali ozvočene udeležence kot iglo v senu.

Nauk: Igrajte se s platformo in jo dodobra spoznajte, šele nato boste pripravljeni na kakovostno organizacijo spletnih dogodkov. Dobro je izvesti testni dogodek s sodelavci in prijatelji ter jih prositi, da čim bolj “motijo” izvedbo. Šele tako boste dobro pripravljeni na kasnejšo izvedbo.

Zaključek

Ne glede na to koliko se pripravljate in koliko spletnih dogodkov izvedete, napake so del organizacije dogodkov. Zato se pred izvedbo sprostite in se pripravite na razburljivo spletno potovanje, ki lahko tudi vas ponese na pot premagovanja ovir.

Če pa ne želite ponavljati naših napak, pa se ob naslednjem pomembnem spletnem dogodku obrnite na nas. Pokličite našo Niko Močnik na 041 921 635 in pomagala se vam bo izogniti potencialnim napakam.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: