Vedoželnjež_splošno2
Vedoželnež_splošno3
Vedoželnež_splošno4
Vedoželnež_splošno1

VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Vedoželnjež_main3
Avtor na Vedoželjnežu

Organizacija dogodkov v 2023

Za vas piše Tina Cajnkar, dne 08. 02. 2023

Organizacija dogodkov v 2023

Novo leto v organizaciji dogodkov  – Foto: Adria Lab Celje, Boštjan Bračič 

Pogumno smo zakorakali v leto 2023 in na vidiku so spremembe, tako osebne kot poslovne narave. V začetku leta je čas, da se stvari reorganizirajo ter se izpostavijo nove lastnosti že obstoječih dejavnosti. Nič drugače ni pri organizaciji dogodkov. Posledice pandemije še vedno vplivajo na oblikovanje in organizacijo dogodkov, spremembe v ekonomiji pa nakazujejo vse bolj nujne prilagoditve. Organizacija dogodkov v 2023 je polna novosti. Vabimo vas, da preberete, katere so tiste, ki so se zdele ekipi Eventnike najpomembnejše in tudi, kako lahko z nekaj znanja skočite na vlak novosti z najboljšimi organizatorji dogodkov.

Kaj nam bo torej prinesla organizacija dogodkov v 2023? Na kaj morate biti pozorni, da vas spremembe in novosti ne bodo prehitele? Na spodnjih 5 sklopov bodite pri organizaciji dogodkov še posebej pozorni.

Povezovanje virtualnega in resničnega sveta

Organizacija dogodkov v 2023

Povezovanje virtualnega in resničnega sveta v obliki hibridnega dogodka – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Nekaj je jasno – pandemija preteklih let je pustila mnoge posledice, in čeprav je industrija dogodkov v času najhujših omejitev zelo trpela, so inovativni pristopi k organizaciji dogodkov našli ideje in možnosti, ki ostajajo z nami.

Nekateri smo pogrešali vrvež in živžav dogodkov v živo in jih nikoli ne bi zamenjali za spremljanje spletnega dogodka iz domačega kavča. Kljub temu pa imajo spletni dogodki svoje prednosti. V večini primerov so v času ukrepov spletni dogodki dosegali bistveno več udeležencev kot dogodki v živo. Omogočili so tudi, da je bila udeležba na dogodkih bistveno lažja, saj so preko spleta povezali ljudi z oddaljenih koncev sveta, in to brez menjave lokacije – velja tako za udeležence kot za govorce na dogodkih.

Če torej želite, da bodo vaši dogodki v letu 2023 dosegali najširši spekter obiskovalcev, je združitev virtualnega dogodka in dogodka v živo ključ do uspeha dogodka. Govorimo seveda o hibridnem dogodku. Ključno pri organizaciji dogodkov, ki vključujejo udeležence, ki so prisotni na lokaciji in tiste, ki spremljajo dogodek online, je, da vsem zagotovite enako kakovostno izkušnjo dogodka. Smiselno je, da lahko prav vsi udeleženci med seboj sodelujejo in se povezujejo, eden od ključev do uspešnega dogodka pa je tudi kakovostno mreženje.

Obstaja mnogo orodij, ki omogočajo povezovanje, vključevanje spletnih udeležencev in njihovo aktivacijo. Ta orodja morate znati nadzirati, saj bodo v kombinaciji z dobro izbrano platformo za spletni dogodek (ki omogoča spletne prenose, deljenje zaslona in komunikacijo), vaš hibridni dogodek popeljala na nov, višji nivo.

Brezkontaktne drobnarije

Organizacija dogodkov v 2023

QR kode se lahko uporabijo na plakatih z urnikom dogodka – Foto: Freepik

Ena izmed novosti, ki je posledica vztrajnega napredovanja tehnologije, so brezkontaktni dodatki in drobnarije, ki jih enostavno morate vključiti v organizacijo dogodkov v 2023.

Različne plakate s QR kodami smo imeli pri Eventniki na stenah različnih dogodkov nalepljene že v prejšnjem letu. Plakati udeležencem omogočijo, da takoj dostopajo do programa dogodka, kar je dobrodošlo zlasti, če so svojo brošuro s programom nekje založili. Veseli smo bili tudi tistih naročnikov, ki so podprli našo idejo, da se brošure zaradi potratnega barvnega tiska sploh ne natisnejo, tako ali tako vedno (pre) hitro končajo v smeteh.

Modernejša tehnologija

Vedno bolj prisotne pa so tudi pametne kartice za udeležence. Če je hitra identifikacija udeležencev na vašem dogodku pomembna, lahko klasične papirnate kartice zamenjate za plastične, na katere se s pomočjo NFC tehnologije (sistem za bližnjo komunikacijo) naložijo podatki, ki omogočijo avtomatično registracijo. Kartice pa lahko celo nadomestite za zapestnice in vaši udeleženci jih zagotovo ne bodo izgubili. Tako boste ultra moderni in praktični.

Dviganje stroškov

Obstaja pa tudi novost, ki ni najbolj prijetna in jo vsi že dobro občutimo. Gre za dvigovanje stroškov in organizacija dogodkov v 2023 bo zaznamovana tudi s tem. Trend stroškov se namreč na vseh področjih vztrajno dviguje, in ker je organizacija dogodkov pogosto zelo odvisna od dodatnih ponudnikov storitev, se to v naši panogi pozna še toliko bolj.

Dviga svoje storitve skoraj ne boste mogli preprečiti. Rastejo cene najema dvoran, cateringov, govorcev in ostalih malenkosti, ki ustvarijo dober dogodek. Prilagodljivost in vaša kreativnost pri organizaciji bosta torej letos še toliko bolj pomembni. Kljub temu da bomo morali vsi za naročnike iskati rešitve, pa vam ponujamo 3 usmeritve, da bodo vaši dogodki kar najbolj uspešni in manj stresni za organizacijo:

  • Vrnite se nazaj k osnovam. Marsikdaj naročniki ne potrebujejo prav vsega. Vprašajte se, kaj je namen dogodka, ki ga organizirate in ali bi z manj lahko v resnici povedali več.
  • Definirajte »must-haves« in »nice-to-haves«. Z drugimi besedami – na začetku projekta definirajte, kaj je tisto, kar je nujno za izvedbo dogodka in kaj bi samo bilo lepo imeti, ni pa ključno.
  • Imejte jasen pogovor z naročnikom. Le tako boste lahko poiskali rešitev, ki bo stroškovno manj naporna, pa vendar kakovostna in jasna pri sporočilu dogodka.

Vključevanje zelenih sporočil

Za konec pa še o pomembnem trendu, ki je že zajel vse dejavnosti in zadnji čas je, da se ga resno lotijo vsi organizatorji dogodkov. Organizacija dogodkov v 2023 mora imeti v mislih ohranjanje okolja.

Dogodki z najrazličnejšimi zelenimi sporočili niso več nič novega in njihova organizacija je celostno trajnostno usmerjena. Kaj pa vsi ostali dogodki?

Za vse vrste dogodkov je čas, da v njih vpeljemo bolj trajnostne in zelene strategije. Pri Eventniki imamo celoten blog na temo trajnostnih dogodkov in zdi se nam ključno, da sporočila o varovanju okolja vpeljemo v svoj vsakdan.

Organizacija dogodkov v 2023

Vključevanje trajnostne prehrane na dogodek – Foto: Nacionalna konferenca, Umanotera

Zaključek

Če želimo živeti v zdravem okolju, z boljšim ekonomskim stanjem in z družbeno enakostjo, moramo zaživeti trajnostno. Vključevanje vseh petih vidikov, ki smo jih predlagali zgoraj, bo ključno za vaše dogodke v 2023. Tako bodo dogodki tudi center za prenašanje pravih vrednot, ne glede na to, ali so dogodki v živo, ali pa virtualni.

Želimo vam vse najlepše v letu 2023 in na mnogo uspešnih dogodkov.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji:

PREBERITE VEČ

“O tem, kaj se dogaja v svetu organizacije dogodkov”.

Vsi vemo, da je teambuilding ključnega pomena za razvoj uspešnih organizacij. Najbrž se vsi vsako leto sprašujemo, ...

Kam torej na zabavno prednovoletno druženje, ki bo po meri vodstva podjetja in zaposlenih?

Tokrat bomo bolje pogledali izbiro primerne lokacije za organizacijo manjšega sejma ...

Vsi vemo, da je teambuilding ključnega pomena za razvoj uspešnih organizacij. Najbrž se vsi vsako leto sprašujemo, ...