VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

TUDI SPLETNI DOGODEK POTREBUJE GENERALKO

Za vas piše Maja Primožič, dne 15. 11. 2022

Tudi pri spletnih dogodkih je vredno organizirati generalko – Foto: Eventnika, Anže Grabeljšek

Ukrepi v času covid pandemije so nas vse skupaj presenetili in s strogimi omejitvami dodobra zavrtinčili svet organizacije dogodkov. Kljub temu, da se že nekaj časa lahko spet družimo na dogodkih v živo, se virtualni dogodki ne dajo. Še vedno so med nami in še vedno so močni, saj smo spoznali, da so pravzaprav spletni dogodki čisto super stvar. Zakaj?

Prednosti za spletni dogodek je kar nekaj in tiste najmočnejše so:

spletni dogodek ima večji doseg ljudi – doseže tudi bolj oddaljene
nanj lahko povabimo govornike iz daljnih krajev, ki sicer ne bi mogli do nas. S tem lahko zagotovimo tudi bolj kakovostno in zanimivo vsebino.
je lažji za organizacijo in večkrat tudi lažji za udeležbo.

Če za izvedbo dogodka ne potrebujete osebnega stika in vzdušja, ki se lahko ustvari le v živo, potem ima dobro izveden spletni dogodek vsekakor naš glas ZA. Naš glas ZA pa vsekakor dobi tudi generalka spletnega dogodka. Generalka je nujna – skoraj vedno in povsod.

Čeprav je organizacija spletnega dogodka resda manj zahtevna, pa ima nekaj svojih posebnosti, zato pri Eventniki generalko vedno toplo priporočamo. Generalka bo zagotovila, da boste vi, govorniki in vsi ustvarjalci med potekom dogodka samozavestni in mirni, izkušnja gostov pa bo s tem tudi boljša.

Pri Eventniki smo si nabrali toliko izkušenj s področja generalk za spletne dogodke, da kar kipijo iz naše košarice, zato jih z veseljem delimo z vami. Ne glede na to, ali vam pomagamo organizirati spletni dogodek, ali ste se ga lotili sami, verjamemo, da vam bodo naši nasveti pomagali. V tem članku vam bomo razložili, zakaj je generalka za spletni dogodek potrebna, koga povabiti h generalki, kaj vse preveriti in še nekaj koristnih namigov imamo za vas.

Generalke na spletnem dogodku so pomembne, ker ...

1. Bodo gostje in udeleženci bolj zadovoljni z dogodkom

Zadovoljstvo udeležencev dogodka je v prvi misli vsakega organizatorja dogodka. Organizator misli na vse – na izkušnjo poslušalcev, na zadovoljstvo govornikov in vseh, ki dogodek ustvarjajo. Le tako lahko dogodek harmonično izpolni svojo nalogo in pričakovanja. Z generalko boste zmanjšali možnosti za nastanek neprijetnih trenutkov ali zagat v živo. Naj vam naštejemo nekaj stvari, ki lahko zelo zmotijo vaš spletni dogodek: nestabilna internetna povezava, slabi prehodi med vsebinami, slabo ozvočeni ali celo neozvočeni govorniki, neusklajenost povezovalca dogodka in neusklajenost cele ekipe. Tem nespretnostim se da enostavno izogniti z generalko, ki nam pokaže vse šibke točke spletnega dogodka.

Nasvet

Na generalko povabite nekaj »navideznih« udeležencev, ki vam bodo lahko povedali, kaj bi bilo potrebno še izboljšati, česa v poteku dogodka niso razumeli in ostala opažanja (pripravite lahko seznam vprašanj ali anketo). Generalko izvedite tudi dovolj zgodaj, da boste imeli čas za popravke.

2. Bodo vsi udeleženi (od govornikov do povezovalcev) manj napeti

Zdrava trema je dobra, a napeta in nesamozavestna trema je vedno rahla skrb organizatorjev dogodkov. Zato je pomembno, da poskrbite, da so ustvarjalci dogodka pripravljeni na vse, kar se bo na dogodku odvijalo. Predstavljajte si, da vas nekdo prosi, da nastopite v gledališki igri, za katero niste dobili niti celotnega scenarija. Tako pa se ne grem, boste rekli. Če je le možnost, naj bodo na generalki prisotni vsi ustvarjalci in govorniki.

3. Bo ekipa opravila s tehničnimi nejasnostmi

Generalka omogoči, da se vsi udeleženi spoznajo s tehnologijo in platformo, na kateri se bo odvijal dogodek. V organizatorski ekipi naj bo vsaj ena oseba zadolžena za tehnično brezhibnost dogodka in bo na voljo tudi tistim udeležencem, ki imajo težave s prijavo v platformo ali druge tehnične težave. Ta oseba je kot oseba, ki na dogodku v živo stoji za informacijskim pultom in je tam zato, da podpre udeležence in sodelujoče.

Nasvet

Med generalko se v ekipi postavljate v neprijetne, a možne situacije. Drugi člani ekipe naj poskušajo rešiti zaigrano težavo. Ti scenariji potrebujejo nekaj priprave, a so izkušnje, ki jih dobite med reševanjem, zlata vredne za celo ekipo. Ne le, da se ekipa uči hitre komunikacije z jasnim ciljem, pač pa se s tem krepi tudi zaupanje v ekipi.

4. Vas spodbudijo, da razmislite o planu B

Kar vprašajte izkušenega organizatorja o vseh dogodkih, ki so »šli narobe« (začetniške napake spletnih dogodkov). Verjetno se bo nasmejal in vam začel pripovedovati zgodbe, ki si jih ne morete niti zamisliti. V tistem trenutku so bile grozne, a kaj bi v življenju brez pogleda na svetlo stran – zgodbe so postale izkušnje in priložnost za boljše dogodke. In tudi med spletnimi dogodki so vedno priložnosti. Samo spomnite se profesorja iz Mehike, ki je predaval preko zooma in se je v ozadju sprehodila njegova pomanjkljivo – ali sploh ne – oblečena žena. Ja, stvari se pač dogajajo. Torej, plan B potrebujemo za: če nekdo od ekipe zboli, če zboli govornik, če zataji internetna povezava, če se povezovalec ne pojavi, če, če, če. Razpravljajte o tem in morda se boste tudi malo nasmejali ob tem.

Koga povabiti h generalki

Organizator dogodka – je ključni del spletnega dogodka, ki koordinira, da vse poteka, kot je načrtovano. Organizator pripravi tudi scenarij za generalko in izpostavlja ključna vprašanja/težave, ki se lahko pojavljajo.

Tehnična ekipa – je tisti del ekipe, ki skrbi, da bo dogodek potekal tehnično brezhibno, kar je pomembno za dobro izkušnjo udeležencev. Potrebujemo jih, kadar imamo del dogodka, ki se dogaja v živo (npr. snemamo v studiu). To so snemalci, osebe za ozvočenje, mešalci in upravitelji prenosa. Predstavljajte si predavanje v živo, na katerem bi poslušalce zeblo, imeli bi grozno neudobne stole in že v tretji vrsti ne bi slišali predavatelja. Tehnična ekipa spletnega dogodka zagotovi, da gostje dobro slišijo, dobro vidijo ter da so med premori ali prehodi lepo pospremljeni z grafiko in glasbo. Na generalki je ključnega pomena, da se preverita delovanje vseh tehničnih naprav in razumevanje ekipe o njihovih nalogah.

Tech-host – je tehnični moderator ali povezovalec dogodka. Skrbi za nemoten potek spletnega dogodka in je odgovoren za celotno tehnično izvedbo dogodka. Ta oseba je tista, ki poskrbi, da je zoom link aktiven ob pravem času, da so vsi udeleženci v sobi, aktivno odgovarja na vprašanja udeležencev in vskoči ter koordinira, če gre kaj narobe.

Govoriki – so del vsebinskega programa in običajno ne tako vešči uporabe platform za spletne dogodke. A nikar ne pozabite nanje, saj so duša dogodka. Govorniki naj se torej generalke udeležijo in skupaj preverite, ali imajo delujoče kamere, mikrofone, osvetlitev in ali znajo npr. deliti zaslon, prezentacijo …

Testna publika – ni nujno potrebna na generalki, a je priporočljiva. Ni potrebno, da zberete 40 ljudi, ki bodo predstavljali udeležence, je pa dobro, da imate vsaj 3. Te osebe naj vam pomagajo tudi preveriti, ali deluje pogovorni kanal med udeleženci dogodka, tech-hosti pa naj ugotovijo, kako delujejo break-out sobe (sobe za ločen dogodek znotraj dogodka) in ostale aktivnosti. Testna publika na generalki bo predstavljala prvo izkustveno mnenje o kakovosti vašega dogodka.

Še nekaj super Eventnikinih nasvetov za spletno generalko

Govornike na dogodku seznanite z osnovami uporabe platforme, na kateri bo dogodek potekal. Nič ni bolj neprijetnega za govorca, kot so trenutki, ko ne zna naprej.
Dobro definirajte vloge vseh v organizacijski ekipi. Ključno za jasen potek dogodka!
Zagotovite si močno internetno povezavo in preverite, da jo imajo vsi govorniki.
Generalko izvedite v okolju, kjer bo dejansko potekal spletni dogodek.

Zaključek

Spletni dogodki ostajajo med nami. So dobri spletni dogodki, so slabi in so tisti, ki so bili zamišljeni zelo dobro, a so zaradi pomanjkljive priprave na dogodek ostali v povprečju ali celo tonili pod povprečje.

Upamo, da so vam Eventnikini nasveti pomagali pri organizaciji vašega spletnega dogodka. Namen je, da vam generalka ne le pokaže, kje in na čem morate še piliti stvari, pač pa, da poveže vse sodelujoče, dogodek pa ljudi očara in za sabo pusti lep spomin. Si ne želimo vsi organizatorji dogodkov prav tega?

Kot našim zvestim bralcem vam poklanjamo “check-listo” za spletne dogodke. Prijavite se na naše novičke in jo prejmite v svoj nabiralnik še danes! Naj vam pomaga pri organizaciji vaših spletnih dogodkov – da bodo le-ti ne samo dobri, ampak vrhunski.