VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Na kaj moramo paziti pri organizaciji spletnih dogodkov?

Za vas piše Nika Močnik, dne 12. 05. 2022

Trike spletnih dogodkov smo se morali priučiti vsi – Foto: Eventnika, Siniša Kanižaj

Organizatorji smo bili v zadnjih dveh letih res na preizkušnji in obdržali smo se le tisti, ki smo se znali naučiti novih spretnosti (beri hibridnih in spletnih dogodkov). Vseeno pa obstajajo pasti, v katere lahko zapademo, in napake, ki jih lahko naredimo. Z vami delim nekaj najpogostejših napak pri novodobnih tipih dogodkov – nekatere smo naredili pri agenciji Eventnika, nekatere pa smo opazili pri naših konkurentih. Navajam vam jih zato, da jih vam ne bo potrebno ponavljati 🙂

Če boste pred vašim naslednjim spletnim dogodkom preleteli vse mogoče napake in dodatno preverili, da nobene od navedenih niste zagrešili, boste lahko bolj prepričani vase in v uspeh samega dogodka.

Možne napake hibridnih in spletnih dogodkov:

Predhodno ne testiramo mikrofona, zvočnikov in druge tehnične opreme pri spletnem prenosu ali pa se test zgodi v zadnjih nekaj minutah.

Spletna platforma za prenos dogodka nima pravega linka ali pa tehnična ekipa ni admin na FB strani, kamor bi moral iti prenos.

Predavatelji/ce ne dobijo navodil, naj nimajo dolgih, visečih uhanov in naj imajo spete lase (to velja predvsem pri uporabi naglavnih mikrofonov, saj lasje in nakit šumijo in motijo mikrofon).

Napačno generiran link (pri kreaciji zoom linka se lahko nastavi, da se ob točno določeni uri link tudi zapre, in tega res NE priporočamo).

Zoom link (ali druga platforma) ima nastavljeno, da vsi spletni udeleženci pridejo na dogodek s prižganimi mikrofoni in moramo enega za drugim loviti in “mutati”.

Organizator ne organizira generalke, kjer se gre podrobno čez celoten potek dogodka.

Uporabljamo zoom webinar, moderator pa pozove udeležence, naj pišejo v chat in uporabljajo emojije.

Udeležence že na začetku prosimo, da izklopijo kamere. Kasneje jih prosimo, da aktivno sodelujejo.

Slaba pozicija kamere pri moderatorju ali predavateljih, slaba osvetlitev, vidni kot od spodaj (in gledamo podbradek ali pa celo ne vidimo cele glave).

Slaba osvetlitev – preveč luči ali premalo luči in ne vidimo predavatelja.

Slab mikrofon pri moderatorju ali predavatelju – preveč oddaljen zvok, hrešči, šumi ali je preprosto prepotiho.

Udeleženci na dogodku v živo govorijo brez mikrofona – češ, saj imam močan glas, pa se me sliši po celem prostoru (vendar jih tisti na spletu ne slišijo).

Vsebine ne prilagodimo za spletni dogodek – je predolga, preveč strnjena, preveč dolgočasna.

Na spletnih dogodkih ne delamo odmorov ali ne delamo dovolj dolgih odmorov. Dajemo naloge za čas odmora (npr. udeležence razvrstimo v breakout sobe z nalogo in to štejemo kot odmor).

Zaključek

Čeprav lahko na trenutke izpade, kot da moramo pri spletnih dogodkih spremljati tisoč stvari, pa to ni nič drugače kot pri dogodkih v živo. Razlika je samo v tem, da pri organizaciji spletnih dogodkov nismo tako zverzirani, saj take dogodke organiziramo bistveno manj časa kot tiste v živo – vsaj večina od nas. Spletnih dogodkov se torej ne smemo ustrašiti in moramo verjeti, da bo s časom in pravimi usmeritvami prišla tudi željena kvaliteta izvedbe.

Kontaktirajte nas, ekipo Eventnika, če želite pomoč pri vašem naslednjem spletnem ali hibridnem dogodku. Pomagamo vam lahko pri organizaciji dogodka ali pa vam samo svetujemo o optimalnem načinu organiziranja.