VEDOŽELJNEŽ

“Blog, ki vam bo razkril majhne in velike skrivnosti profesionalnih organizatorjev dogodkov.”

Zakaj ljudje v resnici hodijo na konference – in kako njihove potrebe jemati resno

Za vas piše Mag. Marjeta Novak, profesionalna facilitatorka, dne 21. 9. 2022

Facilitatorska stroka vam lahko pomaga vaš dogodek narediti bolj živ in razgiban – Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Da ljudje hodijo na konference zato, da so na tekočem s strokovnimi trendi, je eden največjih mitov, ki jih gojijo organizatorji večjih strokovnih dogodkov.

Danes je novitetam in trendom stroke veliko udobneje in hitreje slediti preko twitterja, podcasotv, blogov, youtubea itd. A je tudi veliko bolj samotno; in pogosto ne doseže namena – novosti hitreje zapopademo, če o njih prediskutiramo z drugimi, ugotavljamo pozitivne in negativne učinke, dobimo ideje za nove podvige.

Ljudje hodijo na konference zato, da se srečajo s svojim plemenom

Da v krogu ljudi podobnih interesov in izzivov predebatirajo trende, ki jih spoznavajo ali zaznavajo.
Da spletejo nove osebne in profesionalne vezi.
Da v drugačnem okolju razširijo perspektive, se sprostijo in nasmejijo v dobri družbi.

Večina organizatorjev konferenc se žal še vedno drži starega »šolskega« modela: serija predavanj in okroglih miz – ne da bi udeležencem ponudili kratke, a sladke priložnosti za skupno pretresanje, osmišljanje in nadgrajevanje novih znanj in spoznanj.

Nič čudnega, da mnogi udeleženci kot najbolj dragocene trenutke prepoznajo odmore, večerje in spremljevalni program. Takrat imajo končno možnost, da skupaj s kolegi iz raznolikih okolij izmenjajo mnenja, spoznanja, ideje, pomisleke.

Kaj ko bi potrebe udeležencev vzeli resno – in konferenčne izkušnje naredili bolj žive, iskrive in zanimive, tako da bi izmenjave in mreženje kreativno integrirali v vsebinski program?

Facilitatorska stroka v zadnjih 20 letih pospešeno razvija pristope in metode, kako mobilizirati znanje in izkušnje velikih skupin v realnem času, ki lahko nadgradijo tudi mnoge konference. Velikokrat so dovolj že sorazmerno enostavna soustvarjalna orodja, za katera ni potrebnih velikih vložkov in naporov, pač pa jasna vizija dogodka (upoštevajoč potrebe vseh ključnih deležnikov, predvsem pa udeležencev) in strokovna facilitatorska podpora.

Facilitator je procesni specialist, ki skupno z naročnikom zasnuje procesni načrt dogodka tako, da doseže globlji namen in želene rezultate. Beseda facilitator izhaja iz latinskega facere, ki pomeni olajšati (v današnjem globalnem kontekstu: olajšati sodelovanje).

Za pokušino je tu nekaj primerov oživitve konferenc

1. Ko je dovolj že nekaj minut

Začeti dan ali konferenčni blok z »zmenki na hitro«: udeleženci vstanejo, se gibljejo po prostoru in v dvojicah – po kratki osebni predstavitvi – v nekaj kratkih minutah izmenjajo odgovore na facilitatorjeva vprašanja; nato pa po facilitatorjevem povabilu najdejo novega sogovornika in tako naprej. Za gladek in usklajen potek poskrbi facilitator, ki usmerja dogajanje. Vsaka nova runda dvojic ima lahko drugačno iztočnico za pogovor.

Miniskupine (po npr. 3 sosedje, ki se obrnejo drug proti drugemu) dobijo naloge – da npr. v treh do petih minutah identificirajo ključne izzive ali trende na določenem strokovnem področju, ki jih v naslednji fazi sporočijo po skupni sodelovalni »beležki«, dosegljivi po telefonu (npr. mentimeter ali slido (link naš blog)) – ali pa sporočijo plenarno.

Podobno lahko po specifičnem predavanju facilitator udeležence najprej povabi, da s sosedi v treh do petih minutah predebatirajo slišano; šele potem postavijo vprašanja ali komentarje. Na ta način se krepijo medosebne vezi, izčistijo vprašanja, glasnejši udeleženci pa dobijo svojo minutko pozornosti že v mali skupini in je plenarno morda ne zahtevajo.

Nasvet

Super je, če vprašanja za »zmenke na hitro« niso dolgočasno predvidljiva (»Kaj pričakujete od tega dogodka? Kaj vas je pritegnilo, da ste se udeležili … behhh…). Bolj kot so vprašanja nepričakovana (a relevantna), bolj je zanimivo; npr. »Kaj je po vaše največja priložnost stroke v današnjem času? Kaj najbolj pomembna tema, o kateri bi morali v stroki govoriti – pa ne? Na katerih križiščih se nahajamo kot stroka? Na katerih križiščih stojite vi osebno – ali vaša organizacija? Kaj je največja valuta, ki jo posedujemo kot tukaj prisotna strokovna skupnost?”

2. V dolžini konferenčnega bloka – 90 do 120 min

Proaktivna kavarna: udeleženci v omizjih po 4 – 6 ljudi (ne pa po deset, saj velika omizja hitro razpadejo v vzporedne nefokusirane debate), kjer skupno rešujejo (A) bodisi naprej pripravljene primere iz stroke ali (B) tiste, ki jih tik pred tem izpostavijo udeleženci (po en primer na omizje).

Odprti prostor: udeleženci sami sestavijo »agendo« za ta del konference: tako imenovani sklicatelji na licu mesta predlagajo teme/vprašanja/podelitev izkušenj ali orodij, vsi ostali pa se pridružijo tistemu sklicatelju, katerega tema jih najbolj pritegne.

Sodelovalna analiza in sinteza študij primerov, projektov, zgodb: udeleženci primere iz prakse (ki morajo vsebovati določeno mero izzivov – rešenih ali ne) poslušajo skozi izbrane filtre (npr. inovativni elementi, prelomne točke, načini voditeljstva …), nato v manjših skupinah (po filtrih) zberejo uvide in vprašanja ter jih podelijo s celotno skupino.

Zaključek

Čeprav je integriranje strukturiranega in osmišljenega mreženja v konferenčni program na videz enostavno, je realnost vse kaj drugega. Vsi se spomnimo trenutkov, ko moderator dogodka povabi k vprašanjem – in nastane neprijetna tišina. Od pasivnega posluša nja k angažiranemu soustvarjanju se ne pride na ukaz.

Hudič tiči v detajlih – na kateri točki program je primeren participativni vložek; katere iztočnice najbolj prebudijo radovednost udeležencev; kako povabiti k soustvarjanju; kako se odzvati na nepričakovana ali nekonstruktivna vedenja udeležencev; kako premoščati različne perspektive, upravljati s časom, zapisovati ključne poante … Velja tako za konference v živo kot na daljavo ali v hibridni izvedbi; vsak format pa potrebuje ustrezne prilagoditve.

Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Foto: Dogodek Marjete Novak, Yann Verbeke

Foto: World of Synergy, Siniša Kanižaj

Načini za aktivacijo udeležencev so lahko zelo raznoliki.

Prisotnost procesnega specialista je zato neprecenljiva: izkušen in senzibilen facilitator izžareva dostopnost, odprtost, navdih, praktičnost in strokovnost. Je kot vešč in velikodušen gostitelj, ki ustvari sproščeno, sodelovalno in hkrati fokusirano ozračje. Iz rutinskega dogodka pomaga ustvariti nepozabno izkušnjo, po kateri so ljudje ne le bogatejši za nova znanja in znance, pač pa odidejo z iskrami v očeh, opogumljeni za nove izzive na profesionalni in osebni poti.

Vam je naša objava pomagala? Delite jo s prijatelji: